采购档案管理制度

一：采购管理制度。采购岗位职责。采购工作流程。

供应部工作职责和工作标准

一、目的作用：

1.1可作为供应部开展工作的规范依据。

1.2可作为公司领导考核供应部工作业绩的衡量依据。

1.3可作为供应部人员工作中相互监督与协作配合的依据。

二、管理归口

总经理是供应部的上级直接领导。

供应部的工作直接对总经理负责。

三、工作职责

1、采购计划的编制

负责根据生产、总务、设备及检验等各部室物品需求计划，编制与之相配套的采购计划，并组织具体的实施，保证经营过程中的物资供应。

2、物资供应：

2.1负责原辅材料、中药材、包装材料、备品、备件、办公用品、检验用品及燃料等的采购供应工作。

2.2认真做好市场调查和预测。掌握物资供应情况。

2.3及时采购物资采购计划中提出的各类物资，做到既要价格合理，又要保证质量。

2.4负责各类采购合同的签订与管理、落实工作，并制订相应的管理制度。

2.5严格执行企业制定的物资供应制度，按照采购原则进行采购作业，根据生产安排做好物资供应的进度控制，实现物流的优化管理。

3、采购物资的入库与结算：

3.1负责办理购进物资的到货后的相关手续的办理工作。

3.2对不合格产品及时退货。

4、供货单位的质量审核：

4.1参加对供货单位进行质量管理体系的审核工作。

4.2加强物资供应档案的管理，做好物资信息情报的工作，建立起牢固可靠的物资供应网络，并不断开辟和优化物资供应渠道。

4.3负责制订物资采购工作各项管理制度。

4.4建立可靠的物资供应基地，会同质量管理部等有关部门做好供应商评估、优化选择、关系处理等工作。使之按时、按质、按量进行物资供应。

5、负责企业外委托加工的出入库业务。

6、与企业内各部门加强沟通配合，处理好生产经营过程中发生的各物流管理需求协调平衡的事项和突发问题。

7、完成公司领导交办的其他工作任务。

四、职责权限：

4.1对于未经批准的计划有权拒绝供应。

4.2有权要求仓库保管员提供报库存表。

4.3采购权：

4.3.1食堂用具的采购权。

4.3.2办公用品、用具及劳动保护用品、工装的采购权。

4.3.3卫生用品、用具的采购权。

4.3.4公司内备品、备件、生产用品用具及维修用料的采购权。

4.3.5检验用品及用具的采购权。

4.3.6企业用燃料的采购权

五、工作标准

5.1坚决执行总经理下达的各项工作指令，并且圆满地完成。

5.2根据生产需求计划和物资库存情况编制合理的采购计划，按时、按质、 按量地供应企业生产经营所需要的各种物资，为企业生产经营活动提供了物资保障。

5.3严格执行企业物资供应制度，遵守企业制定的采购原则，采购作业及供应商管理、供应渠道的建立等方面的工作均符合企业规定要求。

5.4与其他部门能够很好地沟通和协作配合，对物资供应发生异常情况或生产任务的临时调整变动，均能较好地与有关部门紶调处理。

5.5根据各部门需注计划，实行定期订购和定量订购方式，达到最小限度地占用流动资金，提高资金使用效益。

5.6对供应商的管理办法行之有效，所建立的物资供应渠道及供应网络牢固

可靠，对物资供应的情报工作及物资供应档案资料管理均达到了规范要求。

5.7对业务员的日常管理严格，外出工作人员没有出现损害企业利益及违章违纪现象，工作效率普遍反映均好。

5.8日常工作管理有条理，办公室整洁，工作秩序好、效率高。

5.9与其他部门在工作上能较好地沟通和协作......余下全文>>

二：采购档案怎么管理以方便查询？？

标准采购作业程序

采购作业内容是从收到"请购案件"开始进行分发采购案件，由采购经办人员先核对请购内容，查阅"厂商资料"、"采购记录"及其他有关资料后，开始办理询价，于报价后，整理报价资料，拟订议价方式及各种有利条件，进行议价，办妥后，依核决权限，呈核订购。详细作业程序及要点如：?

□ 采购作业程序及要点??

标准采购作业细则

□ 请 购

第一条 请购部门的划分?

各项材料的请购部门如下：?

(一)常备材料：生产管理部门

(二)预备材料：物料管理部门?

(三)非常备材料：?

1.订货生产用料：生产管理部门?

2.其他用料：使用部门或物料管理部门?

第二条 请购单的开立、递送?

(一)请购经办人员应依存量管理基准、用料预算，参酌库存情况开立请购单，并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项经主管审核后依请购核决权限呈核并编号(由各部门依事业部别编订)，"请购单(内购)(外购)"附"请购案件寄送清单"送采购部门。?

(二)需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料，请购部门应以请购单附表，一单多品方式，提出请购。?

(三)紧急请购时，由请购部门于"请购单""说明栏"注明原因，并加盖"紧急采购"章，以急件卷宗递送。?

(四)材料检验须待试车方能实施者，请购部门应于"请购单"上注明"试车检验"及"预定试车期限"。?

(五)庶务用品由物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况，填制"请购单"提出请购。

第三条 免开请购单部分?

(一)下列总务性物品免开请购单，并可以"总务用品申请单"委托总务部门办理，但其核决权限另订，其列举如下：

1. 贺奠用物品：花圈、花篮、礼物等。?

2. 招待用品：饮料、香烟等。?

3. 书报(含技术性书籍及定期刊物)、名片、文具等。?

4. 打字、刻印、报表等。?

(二)零星采购及小额零星采购材料项目。

第四条 请购核决权限?

(壹) 内购：

1. 原物料：?

(1) 请购金额预估在1万元以上者，由科长核决。?

(2) 请购金额预估在1万元至5万元者，由经理核决。?

(3) 请购金额预估在5万元以上者，由总经理核决。?

2.财产支出：?

(1)请购金额预估在2000元以下者，由科长核决。?

(2)请购金额预估在2000元至2万元者，由经理核决。?

(3)请购金额预估在2万元以上者，由总经理核决。?

3. 总务性用品：?

(1)请购金额预估在1000元以下者，由科长核决。?

(2)请购金额预估在1000元至1万元者，由经理核决。?

(3)请购金额预估在1万元以上者，由总经理核决。?

附注：凡列入固定资产管理的请购项目应以"财产支出"核决权限呈核。?

(二)外购：

1.请购金额预估在10万(含)元以下者，由经理核决。?

2.请购金额预估在10万元以上者，由总经理核决。?

第五条 请购案件的撤销?

(一)请购案件的撤销应立即由原请购部门通知采购部门停止采购，同时于"请购单(内购)"或"请购单(外购)"第一、二联加盖红色"撤销&q......余下全文>>

三：物资采购管理制度由什么部门制定

不同的企业当然有不同的制定部门

企业规模小一点的一般由采购部门自行制定用来约束本部门采购活动，大一点的公司由行政部等职能部门专门制定，不过说到底还是主要依靠采购部门自身的管理特性来制定的

四：采购管理制度

1 目的

对采购过程及供方进行控制，确保所采购的产品、服务符合规定要求。

2 适用范围

适用于对生产所需的原材料采购，外协加工及供方提供服务的控制；对供方进行选择、评价和控制。

3 职责

3.1物资管理部

3.1.1负责供方（协作厂）资质、组织结构、生产能力、质量保障和信誉等资料的收集；

3.1.2负责组织对供方（协作厂）的评审，编制供方评审表，建立合格供方名录和档案；

3.1.3负责原辅材料、外协件的采购；

3.1.4负责生产设备用备品、备件的采购；

3.1.5负责监视和测量装置的采购；

3.1.6负责不合格原辅材料处置。

3.2品管部

3.2.1负责依据技术标准、国家、行业等标准编制检验标准，并参与供方的评审；

3.2.2负责对采购的原辅材料、外协件、外构件及样品进行检验、留样、校对、试验或验证；负责组织不合格原料的评审；

3.3生产部负责常用备品、备件的请购 ，参与供方评审；

3.4计划室负责采购物料的跟催；

3.5研发中心负责提供采购物资的技术标准，负责向协作厂提供产品的技术图纸和技术条件；

3.6管理者代表负责合格供方名录的审批。

4 程序

4.1 采购物资分类

品管部负责制定《采购物资分类明细表》，根据其对随后的实现过程及其输出的影响，将采购物资分为三类；

a）重要物资（A类）：构成最终产品的主要部分或关键部分，直接影响最终产品使用或安全性能，可能导致顾客严重投诉的物资；强制性认证产品的关键元器件和材料；

b）一般物资（B类）：构成最终产品非关键部位的批量物资，它一般不影响最终产品的质量或即对使用有影响，但可采取措施予以纠正的物资；

c）辅助物资（C类）：非直接用于产品本身的起辅助作用的物资，如一般包装材料等。

4.2 对供方的评价与选择

4.2.1潜在供应商的选择

（1) 物资管理部向提供A类物资的供方 发出“供方调查表”进行评价，评价内容包括如下几方面：供货能力、加工能力、工艺水平；材料质量、质量保证能力；信誉、销售服务；

（2） 对于强制性认证产品的关键元器件和材料由品管部编制“关键元器件清单”，将具有保证生产关键元器件和材料满足要求的能力的供应商进行罗列，物资管理部在选择该类物资供应商时可对清单中罗列的供应商发出“供方调查表”，执行4.2.1（1），对超出范围的供应商需报品管部审核，待品管部确认并完成相关更改程序后在执行4.2.1（1）

(3) 对于提供B类、C类物资的供应商可不予发出“供方调查表”，提供B类材料的供方通过试用合格，相关部门认可，管理者代表批准即可；对C类材料品管部进行检验后，仓库验收合格即可。

4.2.2供方评审及合格供方的确认

物资管理部根据研发中心制定的技术标准和公司发展的需要，选择供应商，并组织对不同的供应商在首次供货前进行评审，填写“供应商评审表”，评审合格后的供方经管理者代表批准后纳入“合格供方名录”。

对于A类物资供应商的评审与确认

a）新供方根据提供的技术要求提供少量样品；

b）品管部、生产部、研发中心对样品进行验证，并将验证的结果记录在“物料承认书”中相应栏目，反馈给物资管理部；

c）样品如不合格可再送样，但最多不能超过三次；

d）样品验证合格后，物资管理部通知供方小批量供货；经品管部进货验证合格后，交生产部试用，并由生产部将试用的结果记录在“供方评审表”中相应栏目，反馈给物资管理部；

e）小批量进货验证或试用不合格则取消其供货资格。样品验证、......余下全文>>

五：采购过程资料管理台帐表

采购台帐按照下列的格式来登记。 采购台帐 物资类别：材料名称：填表人： 日期 供应商数量 单价 金额 发票号 质量状况 对采购流程进行监控的台账,可以反映采购合同、入库物料、发票、付款是否一一对应。 企业应当按照请购、审批、采购、验收、付...

六：采购管理制度怎么写

转载以下资料供参考

采购管理制度

一、目的

加强采购业务工作管理，做到有章可循，预防采购过程中的各种弊端，降低采购成本，提高采购业务的质量和经济效益。

二、范围

本制度适用于公司所有物品（原材料、辅料、备品备件、固定资产、劳保用品、办公用品）或劳务（技术、服务等）的采购。

三、职责

3.1市场部根据销售订单编制销售计划并下发相关部门。

3.2生产技术部根据市场部销售计划，编制原辅材料需求清单。负责制版、模具、量板等外包产品、技术服务以及其它外协业务采购申请及计划的编制。

3.3供应部根据生产部门报送的材料需求清单，核实仓库存量，结合材料库存安全定额，编制采购计划，报经总经理批准后组织采购。

3.4办公室负责编制公司劳保、办公用品的采购和办公用品日常维修申请计划。

3.5设备工程部依据公司固定资产投资计划、设备运行状况以及生产经营需要编制设备的采购、固定资产维修以及零星维修制造所用备品备件采购计划。

3.6各物品、劳务需求部门根据需求物品或劳务的性质和权属向办公室、生产技术部、供应部、设备部提交申请，并经初审后交各分管副总或总经理批准。

3.7分管副总负责权限内的采购审批和超出权限的采购初审，总经理负责生产经营采购、固定资产购置、维修等计划的审批。

3.8财务部负责日常采购的价格审查，负责对价值10万元以上的采购组织或上报集团公司进行招标。

3.9质量部负责原材料、辅料的验收，设备部会同生产技术部负责备品备件、设备、监视和测量工具及维修等劳务的验收。

3.10各采购经办人负责索要发票、办理结算，并对发票的真实性和合法性负责。

四、采购作业操作规程

4.1物资采购的计划、申请与审批

4.1.1授权的请购部门根据生产计划、实际需要以及库存情况每月28日前报次月的采购计划，报分管经理审核。

4.1.2经分管副总初审后的月度采购计划报财务副总审批后执行。

4.1.3未列入月份采购计划或超出计划的临时采购申请需根据需求物品或劳务的性质和权属向办公室、生产技术部、供应部、设备部提交申请，并经初审后交各分管副总或总经理批准。

4.1.4对价值超过200元以上的办公用品及500元以上的配件、设备、仪器、劳务等需要由申请部门写出申请报告经分管副总签署意见报总经理审批后实施。

4.1.5采购计划或申请应列明采购物品或劳务的名称、规格型号、数量、质量技术要求、估计价值、交货日期、用途等。

4.2采购比价

4.2.1采购部门在采购前须将采购计划或申请，交财务部进行比价；在提交采购计划或申请的同时，采购部门应对新采购物品提供至少3家以上的供应商报价和联系资料，有财务部队提供的供应商（但不仅限于）进行询价或实地调查。

4.2.2价值在2万元以上的维修、服务等劳务、5万元以上的单台（套）设备的采购需召集三家以上的供应商报价，进行比价；10万元以上的必须采取招标方式采购。

4.2.3对常用大宗原辅材料实行招标比价采购，公司根据市场行情每年至少举行2次招标，确定采购价格和供应商，一经通过招标确定价格，只能在定标价格基础上根据市场行情下调，不能上浮；如属国家政策调整等客观原因所致采购价格上涨，并且采购物资属供不应求的卖方市场，价格可以上调，但必须经过总经理办公会研究同意后才能执行。

4.2.4国家明码标价垄断经营的特殊商品采购以及政府有收费标准的行政事业性服务收费不实行比价程序，物价审计只对采购物品或劳务的价格、收费标准、数量、质量的真实性进行审查。

4.2.5所有采购业务应景物价审查后方可报总经理签批报销。

回复1：全面点的......余下全文>>

七：供应商管理档案有哪些内容?【采购供应问题】

合理的供应商名称，要求是供应商注册或是登记所使用的名称，不能简单称呼　　供应商名称必须是全称，如公司名称，不能只叫润驰服饰辅料公司，正确合法的叫法应该是广东润驰服饰辅料有限公司　　详细的联系人资料，联系人须用全名，不能只写某某兄等日常生活性称呼　　供应商的电话除包含其公司的前台电话外，还须有其业务联系人的常用电话和商用传真等　　联系电话应尽可能收录该供应商业务主管级以上的联系资料，以便处理重大问题时联系用，且可随时控制供方业务跑单的操作可能性，以减少公司的采购风险　　档案应含有供方的经营范围，应该具体详细供方的产品类型，档次，销售渠道等　　档案应尽可能备注供应商相关的历史资料，含税状况等

八：怎样做好采购工作？采购管理制度怎么写？

转载以下资料供参考

采购员的基本素质要求:

a. 较强的工作能力

采购是一项相当复杂，而且要求很高的工作，采购员应具备的基本工作能力也相当的多样化。采购人员必须具备较高的分析能力、预测能力、表达能力和专业知识水平。

a-1分析能力

由于采购员常常面临许多不同策略的选择与制定，例如物料规格、品种的购买决策、何者为企业所能接受的价格、物料如何运输与储存、如何管理才能得到消费者的回应。因此，采购员应具备使用分析工具的技巧，并能针对分析结果制定有效的决策。

首先，采购支出是构成企业制造成本的主要部分，因此采购员必须具有成本意识，精打细算，锱铢必争，不可“大而化之”。其次，必须具有“成本效益”观念，所谓：“一分钱一分货”，不可花一分冤枉钱，买品质不好或不具有使用价值的物品。随时将投入（成本）与回报告（使用状况、时效、损耗、维修次数等）加以比较。

此外，对报价单的内容，应有分析的技巧，不可以“总价”比较，必须在相同的基础上，逐项（包括原料、人工、工具、税费、利润、交货时间、付款条件等）加以剖析判断。

a-2预测能力

在现代动态经济环境下，物料的采购价格与供应数量是经常调整变动的。采购员应能依据各种产销资料，判断货源是否充裕；通过与供应商的接触，从其“销售”的态度，揣摩物料可能供应的情况；从物料价格的涨跌，推断采购成本受影响的幅度有多大。总之，采购员必须开阔视野，具备“察言观色”的能力，对物料将来供应的趋势能预谋对策。

a-3表达能力

采购员无论是用语言还是用文字与供应商沟通，都必须能正确、清晰表达采购的各种条件，例如规格、数量、价格、交货期限、付款方式等，避免语意含混，滋生误解。面对忙碌的采购工作，必须使采购人员具备“长话短说，言简意赅”的表达能力，以免浪费时间。“晓之以理，动之以情”来争取采购条件，更是采购人员必须锻炼的表达技巧。

b. 一定的知识与经验

采购员特别是管理人员至少应具备专科以上的学历，因为接受过正式专科以下教育训练的学生，其所具备的专业知识与技巧较能符合采购工作的需求。除此之外，采购员最好具有商学知识，如企业管理、流通业管理、流行商品或行销等科系，并以曾修过商品资讯、统计、行销、业务人员管理的人员尢佳。

b-1. 产品知识

无论是采购哪一种物料，都必须要对其所欲采购的标的物有基本的认识。我们很清楚，一个学化工机械并从事多年化工机械采购的人员因工作需而转向电子元器件采购，尽管他从事采购已多年，但他仍会感到有些力不从心，如果他想尽快适应新角色就必须及时补充有关电子元器件方面的知识，补充的途径很多，如自学、参加相关专业培训班等。一些采购员认为，采购员不是搞研究开发的，而且往往有本企业工程技术人员及品管人员的协助，故不需掌握太多的专业知识，持有这种观点的采购员必须认识到那些可以支持你的工程及品管人员并不是时时刻刻在你的左右，况且有时他们因各种原因未必能帮你。对于零售企业采购员来说，对商品的了解要比其他行业的采购员还要深入，因为其必须担负起销售业绩的相关责任。以流行服饰的采购员来说；以家电用品的采购员而言，必须了解产品的功能、技术层次、原料、制程、保修期限等。

不过，由于采购员采购的范围大小不一，物料种类为数甚多，更何况流行科学技术发展极为迅速，采购员要如何持续性的拥有产品知识呢？基本上，有几种方式可以供采购人员参考：大学的课程、贸易性期刊、流行杂志、展览或工作参观、与供应商保持联络等。

b-2客观理智

采购员在选择商品或商品组合时绝对不能凭自我的感觉，必须要利用科学的方法针......余下全文>>

九：公司的档案管理制度怎么做？

客户档案管理是企业营销管理的重要内容，是营销管理的重要基础。而不能把它仅仅理解为是客户资料的收集、整理和存档。建立完善的客户档案管理系统和客户管理规程，对于提高营销效率，扩大时常占有率，与交易伙伴建立长期稳定的业务联系，具有重要的意义。

一、 客户档案管理对象

客户档案管理的对象就是你的客户，即企业的过去、现在和未来的直接客户与间接客户。它们都应纳入企业的客户管理系统。

1. 从时间序列来划分：包括老客户、新客户和未来客户。以来客户和新客户为重点管理对象。

2. 从交易过程来划分：包括曾经有过交易业务的客户、正在进行交易的客户和即将进行交易的客户。对于第一类客户，不能因为交易中断而放弃对其的档案管理；对于第二类的客户，需逐步充实和完善其档案管理内容；对于第三类客户，档案管理的重点是全面搜集和整理客户资料，为即将展开的交易业务准备资料。

3. 从客户性质来划分：包括政府机构（以国家采购为主）、特殊公司（与本公司有特殊业务等）、普通公司、顾客（个人）和交易伙伴等。这类客户因其性质、需求特点、需求方式、需求量等不同， 对其实施的档案管理的特点也不尽相同。

4. 从交易数量和市场地位来划分：包括主力客户（交易时间长、交易量大等），一般客户和零散客户。不言而喻，客户档案管理的重点应放在主力客户上。

总之，每个企业都或多或少的拥有自己的客户群，不同的客户具有不同的特点，对其的档案管理也具有不同的做法，从而形成了各具特色的客户档案管理系统。

二、客户管理内容

正如客户自身是复杂多样的一样，客户档案管理的内容也是复杂的，不能一概而论。归纳起来将，客户档案管理的基本内容包括以下几项：

1. 客户基础资料。即企业所掌握的客户的最基本的原始资料，是档案管理应最先获取的第一手资料。这些资料，是客户档案管理的起点和基础。客户资料的获取，主要是通过推销员进行的客户访问搜集起来的。在档案管理系统中， 大多是建立客户卡或客户管理卡的形式出现。

客户基础资料主要包括客户的名称、地址、电话；所有者、经营管理者、法人（这三项应包括其个人性格、嗜好、家庭、学历、年龄、能力等方面）；创业时间、与本公司交易时间、企业组织形式、业种、资产等方面。

2. 客户特征。服务区域、销售能力、发展潜力、经营观念、经营方针与政策、企业规模（职工人数、销售额等）、经营管理特点等。

3. 业务状况。主要包括目前及以往的销售实绩、经营管理者和业务人员的素质、与其他竞争公司的关系、与本公司的业务联系及合作态度等。

4. 交易活动现状。主要包括棵客户的销售活动状况、存在的问题、保持的优势、未来的对策；企业信誉与形象、信用状况、交易条件、以往出现的信用问题等。

以上四方面构成了客户档案管理的重点内容，客户档案管理基本上是围绕着这四方面展开的。

三、户档案管理方法

1. 建立客户档案卡。作为客户档案管理的基础工作，是建立客户档案卡（又称客户卡、客户管理卡、客户资料卡等）。采用卡的形式，主要是为了填写、保管和查阅方便。

客户档案卡主要记载各客户的基础资料，这种资料的取得，主要有三种形式：

①. 由推销员进行市场调查和客户访问时整理汇总。

②. 向客户寄送客户资料表， 请客户填写。

③. 委托专业调查机构进行专项调查。然后根据这三种渠道反馈的信息，进行整理汇总，填入客户档案卡。

在上述三种方式中，第一种方式是最常用的。第二种方式由于客户基于商业秘密的考虑，不愿提供全部详实的资料，或者由于某种动机夸大某些数字（如企业实力等），所以对这些资料应加以审核。但一般来将，由客户提供的基础资料绝大多数是可信的且应比较全面。第三种方式......余下全文>>