电子档案管理规范

一:中毒了,连消毒软件也打不开,怎么办?

重装

二:电子档案管理要求有哪些?急求~~ 5分

1、如果贵单位除了管理扫描件以外,还需要管理其它档案,而且还要按照国家档案局规定来管理的话,推荐使用万能档案管理软件,下载办法为在百度上搜“万能档案管理软件”; 2、如果仅仅是管理资料扫描件,只是为了方便查询,可以定做一个,这款软件。

三:电子文件归档与电子档案管理办法的介绍

本标准规定了在公务活动中,具有长期保存价值的电子文件的收集、积累、归档及电子档案管理的一般方法。 本标准适用于国家机关、社会团体、企事业单位等办公自动化过程中产生的电子文件及电子档案的管理。其他种类的电子文件的管理可参照本标准。

四:电子文件归档与管理规范什么时候发布实施

新版GB/T 18894-2016 电子文件归档与电子档案管理规范。2016年8月29日发布,2017年3月1日实施。

五:电子文件归档与管理规范什么时候发布的

新版 GB/T 18894-2016 电子文件归档与电子档案管理规范,2016年8月29日发布,2017年3月1日实施。

六:电子文件归档与管理规范的交接保管

9.1 移交、接收与保管要求对归档电子文件,应按有关规定进行认真检验。在检验合格后将起如期移交至档案保管部门,进行集中保管。在已联网的情况下,归档电子文件的移交和接收工作可在网络上进行,但仍需履行相应的手续。9.2 移交、接收检验9.2.1 文件形成单位在移交电子文件之前,档案保管部门在接收电子文件之前,均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验,合格率达到100%时方可进行交接。9.2.2 检验项目如下:——载体有无划痕,是否清洁;——有无病毒;——核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续;——核实登记表、软件、说明资料等是否齐全;——对特殊格式的电子文件,应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。检验结果分别由移交单位、接收单位填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A的表A.3)的相应栏目。9.2.3 档案保管部门应按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。对检验不合格者,应退回形成单位重新制作,并再次对其进行检验。9.3 移交手续档案保管部门验收合格,完成《归档电子文件移交、验收检验登记表》(见附录A的表A.3)的填写、签字、盖章环节。登记表一式两份,一份交电子文件形成单位,一份由档案部门自存。9.4保管要求归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外,还应符合下列条件:a)归档载体应作防写处理。避免擦;划、触摸记录涂层。b)单片载体应装盒,竖立存放,且避免挤压。c)存放时应远离强磁场、强热源,并与有害气体隔离。d)环境温度选定范围:17℃-20℃;相对湿度选定范围:35%-45%。归档电子文件在形成单位的保管,也应参照上述条件。9.5有效性保证9.5.1 归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性;如不兼容,应进行归档电子文件的载体转换工作,原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用,不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。9.5.2对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验,抽样率不低于10%,如发现问题应及时采取恢复措施。9.5.3对磁性载体上的归档电子文件,应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。9.5.4档案保管部门应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》(见附录A的表A.6)。9.6迁移随着系统设备更新或系统扩充,应及时对归档电子文件进行迁移操作,并填写《归档电子文件迁移登记表》(见附录A的表A.7)。9.7利用9.7.1 归档电子文件的封存载体不应外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。9.7.2利用时应使用拷贝件。9.7.3利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时,应遵守国家或部门有关保密的规定,有稳妥的安全保密措施。9.7.4利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。9.8归档电子文件的鉴定销毁9.8.1 归档电子文件的鉴定销毁,参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行,且应在办理审批手续后实施。9.8.2属于保密范围的归档电子文件,如存储在不可擦除载体上,应连同存储载体一起销毁,并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。9.9统计档案保管部门应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

七:档案管理制度

档案管理制度

一、 总则

集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范集团档案管理工作并保证档案的完整性及保密性,理顺工作程序,明确工作职责,杜绝资料流失,特制定本制度。

1、凡集团总部各部门、各分子公司在工作活动中形成的,具有查考利用价值的文件材料,必须按规定定期向集团行政人事部提交备份,从而保证集团行政部作为集团档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性。

2、集团总部行政人事部负责集团档案管理、文书立卷的工作,并对各分子公司档案管理工作进行监督、指导。各分子公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作,配备专职或兼职人员负责此项工作。

二、归档范围

1、凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等)均属归档范围。

2、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料

3、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料;

4、资金借贷、业务往来方面的文件材料(含合同、重要报表、银企联系函件等)

5、政府、项目批文、合同;

6、公司制度体系、会议纪要、内部发文(包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等);

7、工程进度计划控制文件(含各业务单位往来函件等)、工程初设、修改、竣工图纸;

8、各分子公司及集团总部各部门年度工作计划及资金计划;

9、公司签定的各类合同(含商品房买卖合同);

10、公司有效证照、证件、印章;

11、具有法律效力及保存价值的文件;

12、公司重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等;

13、员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等;

14、集团、各分子公司获得的社会荣誉资料;

15、其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料,上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。

三、立卷归档要求

1、集团行政人事部应即时做好档案归档分类保管;各分子公司应在每季度最后一天以前将上季度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷,向集团行政人事部提交备份。

2、集团各部门应及时向行政人事部移交发生的档案材料,如有些材料还需使用,也应先按立卷归档后再办理借阅手续;各分子必须严格遵守归档制度,不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。

3、各分子公司向集团行政人事部提交备份档案时,要严格履行移交手续,按文件材料分类造册,随移交备份档案提供两联清单,注明移交人,待总部行政人事部专人签收后各留存一联清单备查。

4、归档案卷的总要求是:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。具体应做到下述几点:

(1)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

(2)在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起,不得分开;文电应全在一立卷。

(3)卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;

(4)卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷,应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号;不装订的案卷,应在卷内每份文件材料的右上方编号,图表和声像材料等也应在图表......余下全文>>

八:如何推进企业电子档案管理

电子信息技术几乎已经渗透到了企业管理的方方面面,成规模的所有企业都具有自己的信息化管理平台,并随着信息技术的迅速发展,不断升级、更新换代。企业档案管理作为其中的一个功能模块,在形成、传递、存储和利用等自身运动规律上发生了本质的变化。人们要积极应对信息化,探索和建立基于信息化的档案管理新理念、新模式和新方法。  1、企业档案管理信息化的软环境  随着互联网技术和应用的快速发展,企业信息化应用模式早已脱离了个别业务系统孤立应用的阶段,步入了企业战略协同系统应用阶段,其中ERP(Enterprise Resource Planning,即企业资源计划)最具代表性。ERP系统以经营资源最佳化为出发点,全面整合企业的供销存、财务、计划、质量、制造等核心业务,并最大限度提升企业各项经营资源的应用效率。实现统一的网络平台管理,进行系统协同整合,核心的内容就是要进行应用系统及数据集成,建立可以共享的统一数据管理结构。建立一致的数据规格标准和建立统一的数据管理、应用规则,是实现应用系统和数据集成的主要途径。如何建设与上述信息化环境配套的电子档案的统一管理、共享利用的机制、模式,网络环境下的档案馆如何构建和运作,都是需要深入探讨的问题。  2、电子档案管理的特点  信息化条件为档案管理充分发挥作用提供了方便快捷的平台,使用者在自己的电脑终端上,可以直接进行档案信息检索,迅速地查阅相关档案的借阅记录、保密等级,并可以完成在线借阅、网上浏览。档案管理工作者可以将档案进行更便捷的分类和数据管理,如国家电网公司将档案模块划分为文书档案、会计档案、科技档案、音像档案等若干个模块,每个档案模块按不同的检索顺序进行排列,并根据管理需要划分不同的管理权限,使档案信息按阅览权限公开,提高档案资源的利用效率,为领导决策提供更及时准确的依据。通过信息化档案管理,节省大量的人力、物力、财力,符合国家当前的“三节约”政策。  3、电子档案管理需要注意的几个问题  人们把以数字化方式记录的文件,统称为电子文件。电子文件在性质、形式上与纸质文件的不同,无疑是档案界最先感受到和关注的信息化带来的变化和影响。由模拟方式转变成数字化的记录方式,主要的问题有三个:一是电子文件的长久保存问题,数字化信息复杂多样的编码格式、读写方法和载体材料,都给电子文件的长久保存带来困难。二是电子文件的证据力和法律效力问题,包含了对数字方式所记录信息的真实性以及获得、保持信息真实性方式方法的可行性、可信性问题。三是数字化信息与载体的依附关系问题,数字化信息依赖于元数据、数据格式、软件系统和硬件系统才能够被处理、存储和显现。电子文件的复杂性、变化性、多样性是纸张载体所没有的。  4、解决困绕当前档案管理信息化问题的途径  目前解决电子文件真实性、长久保存、长期可用问题的途径主要有如下几种方法:一是通过法规约束电子文件格式种类,如我国的《电子文件归档与管理规范》中规定的管理方式,即尽可能选择比较通用的少量几种文件格式,通过降低电子文件格式种类繁复性,增加电子文件长期保存的可靠性、可控性。二是通过对电子文件存在的系统相关要素的规范设计和过程控制,以保证电子文件的真实性和可靠性,包括系统地记录背景数据和规范、控制信息流转环节等方式。包括我国在内的很多国家,都相继颁布了《电子签名法》或相关法律,力求通过法律的形式,确认数字化信息在社会交往和经济活动中的法律地位及其具有凭证性的条件,使电子文件具有了与纸质文件同等的证据作用。三是提高载体材料寿命或对电子文件处理、存储、传递和应用所依赖的软硬件环境进怠範糙既孬焕茬唯......余下全文>>

九:求公司电子档案管理制度,如何存档,以何种形式存档?

电子档案管理制度

为了加强学校电子文件归档管理,保障电子文件和电子档案的安全保管和 有效开发利用,更好地为学校发展服务,根据《中华人民共和国档案法》和《上 海市国家行政机关电子文件归管理暂行规定》等有关文件规定,结合本校实际, 特作如下规定: 一、建立与健全电子文件的管理体制和工作职责 1. 电子文件是学校开设的一种独立的档案门类和载体, 它和其他档案一样, 应加强领导。电子文件从形式到归档的管理过程中,由各办公室和档案部门负 责。 2.电子文件应按制度严格要求,妥善管理,确保其不散失、不损毁、不失 真,从而保证电子文件的完整、真实和有效利用。 3.电子文件实行集中统一管理。校档案室要配备与业务部门兼容的计算机 系统,使归档的电子文件能有效机读。档案人员应忠于职守,熟练地掌握计算 机系统的使用技能,组织编制归档电子文件的各种检索工具,积极主动提供服 务,充分发挥归档电子文件的作用。 二、电子文件的归档方式 1. 电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档, 根据本校工作实际, 现强调物理归档。 2.各部门根据归档要求,在应归档电子文件产生时打上相应的标记;把经 办过程中的情况随时记录在相应的文件中;办理完毕的电子文件应在规定期限 内进行物理归档,把带有归档标识的电子文件进行分类(信息类和环境类)组 盘。填写必要著录项目,编制机读记录和要存放载体的编号。 3. 归档的电子文件要编制简要检索工具, 其基本著录项目为: 序号、 题名、

责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境 等著录内容,归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。 三、电子文件的移交与保管 1.电子文件在每年六月份前将上年度的应归档的电川文件向档案部门归 档,移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、帐目一致、手续 清楚、移交清单一式二份,交接双方签字后各执一份。 2.校档案室负责电子文件归档前的监督、指导工作,以及归档检查验收和 接收后的统一编目、保管、开发利用。做到外观完好、整洁无损、记录的字节 数、检索条目等著录项目与登记一致,确保上机测试无病毒和百分之百的准确 率。 3.入库的电子档案,每两年要机读抽查一次,发现问题及进补救。 4.随着计算机技术和设备的更新、发展,对库存电子档案进行同步更新复 制、复制或补救新版本,旧版或有问题的载体仍需保存三年。 5.保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备,温 度控制在 14℃—24℃,相对湿度控制在 45℃—60℃。 四、电子文件的提供和利用 1.封存的电子档案不外借,利用时使用复制件,联网利用要有安全保密防 范措施和可靠的监管保障。 2.销毁电子档案,需经本单位校档案鉴定小组、分管领导批准,编制销毁 清册,监销人、销毁人签名盖章。

十:如何推行档案工作规范化与标准化

为了使档案工作进一步规范化、标准化,应该采取以下措施:

一、建立健全切合实际的档案管理制度。

档案种类繁多,形式各异,有日常文书档案、业务档案、纸质档案、电子档案,要实行规范的管理,就必须建立切合实际的档案管理制度。档案管理制度要以《档案法》为指导原则,首先,要加强硬件的建设;其次,建立档案工作网络,具体制定业务档案的各项管理制度;最后,要严格有关的档案借阅手续,杜绝档案乱借乱发,防止分散流失。

二、严格公文的制发。

公文是档案的前身,档案是由公文转化而来的。可以说公文制发的怎样,不仅仅决定公文本身的质量,同时,也决定了日后档案的质量,决定了档案工作规范化、标准化的质量。因此,我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题,以提高档案实体质量,为档案工作实施规范化、标准化管理打基础。

三、做好文书以及电子文件的处理工作。

工作实践表明,文书是档案的来源,档案是文书的归宿。因此,要强化系统思维意识,树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想。

电子文件也属于档案的一部分,在选择软磁盘时一定要把住它的质量关,软磁盘的质量直接关系到磁盘信息的保存寿命。在保存方面,要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里。

四、实施“以我为主”的立卷归档原则。

“以我为主”的立卷归档原则,即归档的文件要以本单位或直属上级单位形成的文件为主的原则,这不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则,而且还是推进档案工作规范化、标准化,乃至现代化的一个重要原则。在实际工作中,在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上,要注意解决好三个问题:一是要准确把握文件立卷归档的时效性;二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工;三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下,要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点,分清主次,把住全宗的入口关,使不该归档文件不致混入,同时,又要注意防止应归档文件的散失。

五、提高纸质档案立卷的质量。

案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素,而立卷问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此,一方面要注意解决好立卷方法问题,以有利于档案标准化管理中的分类和检索。另一方面,要注意解决好案卷装订质量问题,以有利于档案规范化管理。

六、加强对声像档案的管理和保护。

声像档案是指国家机构、组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体,以影像、声音为主,并辅以文字说明的记录。声像档案是一个单位档案的重要组成部分。要强化规范管理,对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理,制定一套严格的制度,防止分散流失,杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。要结合实际,,创造条件,力求妥善保管,从长久保护和利用考虑。

扫一扫手机访问

发表评论