业务档案整理规范

一：如何规范档案日常管理

档案管理制度

一、档案人员岗位责任制

1、努力学习政治理论和专业知识，不断提高业务技能和管理水平。忠于职守，遵守纪律，积极参加各级各类档案业务培训，并经考核取得岗位资格证书。

2、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和《湖北省档案工作条例》，贯彻执行党和国家及本系统（行业）有关档案工作的法规和规章，认真履行本单位各项档案管理规章制度。对造成档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等渎职行为的，要及时向领导报告，并根据《档案法》及有关规定，追究当事人和直接领导人的行政责任或刑事责任。

3、熟悉本单位和本系统业务工作，了解本单位各类文件材料的形成过程，掌握分类方法、归档范围和保管期限。

4、切实做好档案的收集、分类、整理、编目工作，保证档案的齐全完整，提高案卷质量，力争达到标准化、规范化的要求，逐步实现档案管理的现代化。

5、同鉴定小组其他人员一同定期对室藏档案进行鉴定，对已到保管期限的档案资料认真鉴定分析，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，造具销毁清册，写出鉴定分析报告，经领导批准后，和有关人员一起进行认真负责地销毁。

6、保持库房的整洁卫生，档案案卷排列有序。认真做好档案“八防”工作，坚持做好温湿度记录及湿度调控工作。定期检查档案保管情况，经常核对档案资料，做好记录，及时处理档案保管、保护方面的事故，保证档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命。

7、编制科学的检索工具，全面熟悉室藏情况，积极主动地提供档案资料，做好咨询服务工作和档案利用工作，严格执行保密制度，坚持做好查借阅登记和利用效果登记，注意搜集利用效果和信息反馈，编制利用效果实例和档案信息。

8、积极开发档案信息资源，利用室藏档案编写一些有价值的档案资料，以满足各项业务工作的需要。

9、积极参加本单位组织的科研课题鉴定会、单位工程验收会、初步竣工验收会、竣工验收会等活动，认真接收上述活动形成的应该归档的文件材料，并整理归档。

10、做好档案的统计工作，建立统计台帐，及时、准确地向档案管理部门填报机关档案工作统计年报及其他调查统计表。

11、在做好单位内部档案管理的同时，还要对单位内部各科室和所属单位的档案工作进行监督、检查和指导。

二、档案保管制度

1、收进、移出档案和资料，必须认真清点，严格履行交接手续。

2、保管档案和资料，必须使用符合国家标准和规范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。

3、档案资料库房必须坚固，必须装备铁门、铁窗和其他防盗、防水、防潮、防霉、防虫、防尘、防鼠、防太阳光直射、防有害气体等“十防”设施。

4、随着气候变化，做好库房密闭、通风、温湿度调节，并适时进行除湿或除尘工作，以防档案霉变。

5、档案资料库房必须与档案工作人员的办公室、阅览室分开，但要相对集中，便于管理。

6、库房专管人员进出库房，应随手关门上锁，非专管人员，不得随意进入库房。

7、必须定期检查、清点库藏档案和资料。发现档案霉烂、褪变、破损或帐物不符时，必须及时追查、处理和修复。因失职而损毁、丢失档案资料者，按档案法规严肃处理。

8、档案管理人员工作变动时，必须将所保管的档案和资料清点移交，否则不予办理调离手续。

三、档案复制制度

1、要遵循保密原则，凡涉及保密的档案不得复制。

2、复制档案中的内容，须经处领导同意，由档案管理人员进行复制。

3、破损的档案，档案员要及时修改和复制。

4、对利用较多的档案，可复制数份，以利用使用，并保护原......余下全文>>

二：档案室收集整理后形成的档案,应符合哪些业务规范和标准

首先需要根据单位实际业务情况，将档案分类型，简单的例如：人事、业务、行政。具体可以通过百度百科搜索知道。

第二步，将档案集中，开始厂行手工分类，再按年度、月份、日排序并整理。

第三步，将资料根据 档案类型、档案名称、文件内容概括、文件起止日期等标题录入清单。

第四步，给每一分文件编一个档号，并且标注在文件的右上角或左上角地方。

第五步，档案分门别类存放。并且在清档标注档案存放地方。

第六步，将存放档案的地方进行限权进入，以确保档案的保密性。

这样以后要找文件就方便多了吧~

以上是简单的说明整理办法。如果楼主真的有需要，建议上个培训班。

三：如何推行档案工作规范化与标准化

为了使档案工作进一步规范化、标准化，应该采取以下措施:

一、建立健全切合实际的档案管理制度。

档案种类繁多,形式各异,有日常文书档案、业务档案、纸质档案、电子档案，要实行规范的管理，就必须建立切合实际的档案管理制度。档案管理制度要以《档案法》为指导原则，首先，要加强硬件的建设；其次，建立档案工作网络，具体制定业务档案的各项管理制度；最后，要严格有关的档案借阅手续，杜绝档案乱借乱发，防止分散流失。

二、严格公文的制发。

公文是档案的前身，档案是由公文转化而来的。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也决定了日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量。因此,我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打基础。

三、做好文书以及电子文件的处理工作。

工作实践表明，文书是档案的来源，档案是文书的归宿。因此，要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想。

电子文件也属于档案的一部分，在选择软磁盘时一定要把住它的质量关，软磁盘的质量直接关系到磁盘信息的保存寿命。在保存方面，要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里。

四、实施“以我为主”的立卷归档原则。

“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位或直属上级单位形成的文件为主的原则，这不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化,乃至现代化的一个重要原则。在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上,要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性；二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工；三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。

五、提高纸质档案立卷的质量。

案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索。另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

六、加强对声像档案的管理和保护。

声像档案是指国家机构、组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的记录。声像档案是一个单位档案的重要组成部分。要强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。要结合实际,，创造条件，力求妥善保管，从长久保护和利用考虑。

四：企业档案该如何整理？

你好，我也是非档案学出身的，刚到现在的单位不久，主管让我做档案方面的工作，这是我搜集的一些资料，希望对你能够有所帮助。

企业档案工作规范

4 档案工作原则

4.1 企业档案是企业资产的重要组成部分，企业档案工作是企业生产、经营和管理的基础工作。企业档案工作应以统一管理为原则，坚持资源整合和资源开发。

4.2 企业应在各项工作和活动中建立健全文件材料归档和档案管理工作，为企业生产、经营、管理和持续发展提供有效服务，满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需要。

4.3 企业档案管理的方法与技术应适应企业生产、经营和管理发展的需要，并以档案管理信息化为发展方向。

5 档案工作体制

5.1 组织系统

企业应建立分管档案工作领导、各部门和项目负责人的档案工作领导体系和以档案部门为核心、各专职和兼职档案人员为基础的档案管理工作网络。

5.1.1 档案工作领导

确定分管档案工作的企业领导；确定各部门、各项目主管档案工作的负责人；确定档案部门的负责人。

5.1.2 档案部门

根据企业规模和档案工作实际需要设置档案部门。档案部门统一管理企业各类档案，行使对企业档案工作的监督、指导、检查职能。

大型企业应设立具有独立职能的档案机构。

5.1.3 档案人员

根据工作需要在档案部门配备专职档案人员，在各部门、各项目管理部门配备专职或兼职档案人员。

5.2 工作职责

企业应对档案工作职责进行划分，明确企业、档案部门、档案工作领导、档案人员和文件形成者责任。

5.2.1 企业职责

5.2.1.1建立健全档案工作规章制度，将档案工作纳入企业发展规划和工作计划。

5.2.1.2 将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及工作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门领导及有关人员进行考核。

5.2.1.3维护和确保档案真实、安全，预防突发事变及灾害的发生，并随技术进步为档案工作持续发展提供技术和设施、设备保障。

5.2.1.4在企业资产与产权变动时，同时提出所涉及档案的处置要求。

5.2.1.5按规定向相应单位移交档案。

5.2.2 档案部门职责

5.2.2.1 贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案整理、保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度。

5.2.2.2 统筹规划和负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。

5.2.2.3 指导本企业各部门、项目及专项工作文件材料的形成、积累、整理及归档工作。

5.2.2.4 监督、指导、检查本企业所属机构（含境外机构）的档案工作。

5.3 岗位职责

5.3.1 分管档案工作的企业领导，统一领导本企业的档案工作，负责审查批准档案工作规划、计划，对企业依法开展档案工作负总责。

5.3.2 各部门或项目档案工作的负责人，负责审核本部门或项目档案工作计划，对本部门或项目归档文件材料的齐全、完整、准确负责。

5.3.3 文件形成者应对归档文件材料的准确性、有效性负责，并按规定向本部门或项目专兼职档案人员移交。

5.3.4 各部门、项目及专项工作的专兼职档案人员负责收集、整理本部门或项目归档的文件材料，并按要求做好文件材料的移交工作，对文件材料的归档质量负责。

5.3.5 档案部门的档案人员，负责档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、提供利用工作，监督、指导各部门和项目文件材料的归档工作，对所属单位档案工作进行监督、指导......余下全文>>

五：收费站内业资料如何整理规范

文档冲亿季，好礼乐相随mini ipad移动硬盘拍立得百度书包

11

训有效性评估表》以上资料除作业成绩单外，其它均手写存档。

14.3 归档要求

此卷根据资料多少按季度归档。 14.4 保存期限 此卷保存期限一年。

15 信息资料（分1卷）

15.1资料内容

信息文卷包括承唐快讯、站简报、《上报简报情况统计表》 15.2整理规范

内业办事员按照处下发的《上报简报情况统计表》，负责收集整理上述资料。 15.3归档要求 此卷资料按季度归档。 15.4保存期限 此卷保存期限一年。

16党工团资料（分4卷）

16、资料内容

党工团资料主要包括支部结构图及职责分工、《党员情况登记表》、《党支部活动记录》、《申请入党人员登记表》、《缴纳党费登记表》、收费站工会组织成员及职责、收费站女工会组织成员及职责、收费站工会组织当年的工作计划、《工会会员登记表》、《独生子女情况统计表》、收费站创建“工人先锋号”方案、收费站日常开展的文体活动记录本、收费站团组织人员分工、收费站团组织框架图、《团员花名册》、收费站团组织开展的活动、《缴纳团费登记表》、**收费站社会承诺、**收费站文明制度、创建青年文明号情况、警民共建活动情况、监督员座谈会情况 16.2、整理规范

卷1 主要存放党建相关资料，包括支部结构图及职责分工、《党员情况登记表》、《党支部活动记录》、《申请入党人员登记表》、《缴纳党费登记表》，由党支部人员按照处下发的表格进行机电填空并存档。

卷2 主要存放工会相关资料，包括收费站工会组织成员及职责、收费站女工会组织成员及职责、收费站工会组织当年的工作计划、《工会会员登记表》、《独生子女情况统计表》、

12

收费站创建“工人先锋号”方案、收费站日常开展的文体活动记录本，由工会委员进行机打填写并存档。

卷3 主要存放团支部相关资料，包括收费站团组织人员分工、收费站团组织框架图、《团员花名册》、收费站团组织开展的活动、《缴纳团费登记表》，由团委委员进行机打填写并存档。

卷4 主要包括廉政建设、政风行风建设、精神文明建设、创先争优建设等资料。包括**收费站社会承诺、**收费站文明制度、创建青年文明号情况、警民共建活动情况、监督员座谈会情况。由内业办事人员进行机打填写并存档。 16.3归档要求 此卷资料年末归档。 16.4保存期限 此卷保存期限一年。

17 安全生产资料（分2卷）

17.1资料内容

收费站安全生产组织领导机构、成员分工及职责、安全专题例会会议记录本、安全生产半年总结文字材料、安全生产年度总结文字材料、安全生产月文字资料、《重点要害部位巡查记录表》、《综合治理安全生产月度检查表》、《消防器材养护卡》、《消防器材登记表》

17.2整理规范

卷1 包括收费站安全生产组织领导机构、成员分工及职责、安全专题例会会议记录本、安全生产半年总结文字材料、安全生产年度总结文字材料、安全生产月文字资料。

a.安全生产组织领导：收费站建立安全生产组织领导机构，明确成员分工及职责。 b.安全生产每月召开专题例会，由内业办事人员进行手写记录。

c. 安全生产半年总结文字材料、安全生产年度总结文字材料、安全生产月文字资料由安全员按规定进行机打填写并存档。

卷2 包括《重点要害部位巡查记录表》、《综合治理安全生产月度检查表》、《消防器材养护卡》、《消防器材登记表》，由收费站负责安全的值班领导每周组织相关人员对重点要害部位进行检查，填写《重点要害部位巡查记录表》。每月对综治安全生产情况进行检查，填写《综合治理安全生产月度检查表......余下全文>>

六：简述档案业务工作的“六个环节”

简述档案业务工作的“六个环节” 档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这就要求从事档案工作的专职档案人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段?方式　，给专职档案人员提出了更高的要求。为此，专职档案人员首先要适应新形势，敢于向传统观念挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题，勇于打破传统的条条框框和管理模式，在档案业务上有所创新，有所突破。其次，专职档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，在务实基础上促进创新，努力使专职档案人员成为一名掌握科学的、先进的工作方法，一专多能的档案工作人才。

一、规范化、科学化的档案管理，是企业必须做好的一项基础性工作，也是成为一流企业的一项重要保障。

当今世界已进入知识经济和信息时代，信息已成为比资产（本）更为 重要的战略资源。档案管理工作作为信息业的组成部分，档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。

我公司是首家在香港上市的国内咨询公司，从默默无闻的只有二、三十人的小公司发展到近一百六、七十人的上市公司，在形成和发展具有顾问特色的企业文化、经营管理、业务拓展等各方面积累了丰富的资源。为了使公司向国际化、标准化、质量化的轨道前进，公司内部结构在不断地改革变迁，公司制度和管理水平也在改革中不断完善提高，这就对档案管理工作的发展提出了新的要求。在企业发展的同时档案工作不被削弱，建立一套适应本公司业务特点、体现公司规范化、科学管理水平的档案体系，使得档案工作的发展不置后于企业发展速度，全面地记录和反映公司建立、建设和发展的历史过程，是办公室行政管理的重要组成部分和必须做好的一项基础性工作，成为一项紧迫的任务。它将为公司各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险，提高公司的市场竞争力、推动公司持续发展起重要作用，也成为衡量公司经营管理水平的重要标志。

二、进一步增强做好档案管理工作的自觉性，尽快突破办公室当前档案初级保管管理，行政、人事档案保管单一的阶段，在规范档案的管理的前提下，积极拓展档案信息资源。

目前，我公司办公室的档案管理是将平时研究院下发的收文、公司内部发文和签报分别收集，于当年年底、次年年初再次筛选，将上一年度的文件分成上述三大类目立卷装订保存，内容是简单地将行政、党群、人事、经营管理、综合业务管理制度多方面的集中起来，基本处在档案管理的初级保管的阶段。随着公司的壮大和发展，业务量的增加和形成的文件的部门不断增多，现有的文件分类、档案管理方式已逐渐跟不上公司发展的要求。

如何把学习到的知识应用到实际工作中去，是当前应该面对和解决的首要问题，也是日后档案管理工作的重中之重。所以，重新构建适宜公司业务发展实际的综合档案管理系统性框架、拓展档案信息资源是当务之急，也是有利于综合档案管理工作的开展和日常管理的关键点。

首先，要熟悉、掌握公司的业务情况和专业知识，针对公司的业务性质以及内部组织结构重新调整档案的类目；其次，还要系统地整理历史档案，积极开发档案信息资源。目前，我公司档案管理工作存在的问题：各业务部门档案工作开展并未形成制度，这一问题主要表现在以下几个方面：一是，业务部门没有把档案工作纳入部门职责范围，导致部分档案信息的流失。二是，在日常活动中形成的大量档案均分散保存，档案散失情......余下全文>>

七：如何做好社会保险业务档案的规范化管理工作

可以拨打全国统一客服电话12333咨询

八：《城建档案业务管理规范CJJ/T158-2011》下载

CJJ／T 158-2011 城建档案业务管理规范，留个邮箱号给你发送。