物业档案目录模板

一：物业档案资料目录

物业管理档案资料很多，一般指物业档案资料和管理档案资料。你要的物业管理档案资料是物业管理服务过程的记录，应包括业主清册处收费台账、业务受理记录、维修养护记录、保洁工作记录、绿化养护记录、保安值勤记录、保安巡视记录、保安监控记录、小区访客登记、机动车辆进出记录、管理员每日巡视检查记录、物业经理抽查记录和投诉处理记录等。

二：物业档案的分类有哪些

日常物业管理期档案主要包括：物业运行记录档案、物业维修记录档案、物业服务记录档案和物业管理公司行政管理档案。

1、物业运行记录档案的收集范围包括：建筑物运行记录档案和设施设备运行记录档案。 2、物业维修维护记录档案的收集范围包括：建筑物维修维护记录档案和设施设备维修维护记录档案。

3、物业服务记录档案的收集范围包括：小区及公用设施清洁服务记录、小区安全巡视记录、小区业主装饰装修管理服务记录、小区增值服务记录、会所服务记录、社区活动记录和服务与投诉管理记录。

三：小区所需要的物业档案有哪些?

小区的档案资料很多,一般指物业档案资料和管理档案资料。物业档案资料应包括物业的前期开发资料、物业的全部建筑和验收资料、图纸;物业平面图和道路,绿化及验收资料、图纸等。管理档案资料是物业管理服务过程的记录,应包括业主清册及收费台账、业务受理记录、维修养护记录、保洁工作记录、绿化养护记录、保安值勤记录、保安巡视记录、保安监控记录、小区访客登记、机动车辆进出记录、管理员每日巡视检查记录、物业中心经理抽查记录和投诉处理记录等。

四：如何做好物业管理档案

物业管理企业的档案工作作为企业管理的一部分,必须适应现代企业和新时期的发展需要,树立新的观念,建立新的体制,实行新的管理制度。物业管理是新兴行业,这就要求物业管理企业的档案工作人员亦应创新思路,开拓档案管理的各项功能,并积极探索和体现观念、体制、管理的创新。

一、做好档案管理工作，为物业管理企业提高水平助力

1、档案是保护企业合法权益的法律凭证：

企业档案作为企业资产权益的原始凭证，是维护企业生存和发展的生命线和保护神，企业档案工作做的好坏，直接关系到企业的合法权益。企业在生产经营的过程中，其组织机构、经营管理人员、经营范围不断变化，有的物业管理企业已发展成了跨行业、跨地区的多种成份的经济组织，企业之间在生产、经营过程中经济活动呈现多元化和复杂化并不断产生债权、债务，如何保护好企业的即得利益和合法权益，解决好债权、债务和企业之间的经济纠纷以及企业与职工之间的劳动纠纷等问题，企业档案这一原始凭证就显得尤为重要了。

2、档案是企业再发展的重要信息资源：

企业档案作为企业知识

……（新文秘网www.wm114.cn省略775字，正式会员可完整阅读）……

经济法规、统计数字和市场信息。而这些文件和资料很多都保存在档案里。它是企业各级管理干部加强企业管理的重要参谋。

5、档案可以提升企业信用水平：

诚信是中华民族的传统美德，也是规范社会主义市场经济可持续发展的必要条件，社会诚信越来越被社会所重视。诚信有经济效益，讲诚信就能可持续发展已成为全社会的共识。随着诚信社会的建立，信用档案显得越来越重要，信用档案主要是企业为了自身的生存和发展，专门建立保存的各种信用记录。信用档案是企业信用状况的积累，信用好，经营状况就好，经济效益就好。建立信用档案，即可以扩大、提升企业的信用，有利于推动社会信用档案的建设，也是整顿规范市场经济秩序的根本之策。企业信誉是企业的无形资产，是企业基础性的资源，市场经济是信用经济，企业信誉和企业密切相关，是企业经济发展的一种无形的推动力。企业信用档案是企业档案中的重要组成部分。

二、加强公司档案管理的措施

加强档案管理、实现档案管理的达标升级正处于必然。结合公司实际，我以为加强档案管理应从以下四个方面入手：

1、加强档案室硬件建设。从物业企业长远目标考虑，宜建立馆藏面积达150m2以上、具有一定承压能力的专业化档案室，配备专业性强、自动化程度高的手摇式档案柜组。从短期目标考虑，应将现有档案室里的档案和文印分墙隔开，清除非档案物品，做到档案室专用；购买必要的书柜书架，专存图书，实行档案、图书一体化管理；购买一批档案柜、照片档案盒、卷皮、全引目录皮表、案卷目录皮表、案卷题名皮表，为整理档案提供方便；还要购买必要的防暑、防湿、防鼠、防盗设备，确保档案安全。

2、建立合理的档案管理模式。根据物业公司目前工种多、服务时间长、项目多的实际，要建立“统一管理、分级负责”的管理模式，实行集中式管理和网点式管理相结合。总部对总部各部门档案集中管理，总部各部门所存档案定期向档案室移交，未移交前，档案柜统一存放档案室，由各部门掌管档案柜钥匙，并将档案柜内资料列出清单报档案室汇总备查，档案室钥匙只保留在档案员一人手中。总公司对各项目档案实行指导和监督。

3、明确归档制度。企业的档案属于企业所有，企业工作人员都有建立档案、保护档案的义务，不......余下全文>>

五：物业业主档案建立 20分

物业档案的分类

(一)档案的分类

档案的分类即档案种类的划分，也就是根据一定的标准，按照档案的异同点对档案进行分门别类。档案的分类可因时期、场合、对象、范围的不同而不同，但综合多年来我国档案界出现过的诸多档案分类，我们将档案的分类概括为两种类型：一是档案实体分类；二是档案信息(内容)分类。

1.档案实体分类

档案实体分类，就是以档案实体即档案原件为分类对象，按照档案的形成特点和历史联系，把档案逐级分为多种类别。档案实体分类包括三个层次：

(1)国家档案整体的分类

这是对国家全部档案进行的最高层次的分类，是按照档案的若干重要属性(历史时期属性、形成机关的级别属性、地区属性、专业部门属性、档案制成材料属性等)，从几个主要方面将国家档案总的分成若干基本的部类。这种分类是全国各级各类档案馆的设置以及国家档案在档案馆中合理分布的依据。例如，我国按照档案的历史时期属性建立有中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆、中央档案馆；按照档案形成机关的级别属性建立有中央级和地方级的档案馆；按照档案的专业部门属性建立有专业部门档案馆；按照档案制成材料的特殊性质建立有照片档案馆、电影资料馆等。

(2)档案馆馆藏档案的分类

这是对一个档案馆全部档案的分类，一般以全宗作为分类的基本单位。根据每个档案馆馆藏全宗情况不同，可按全宗所属的历史时期、部门系统或其他系统进行分类。这种分类对档案馆档案的分库管理和档案排架的合理化起指导和组织作用。例如，我国各地方综合性档案馆，首先按历史时期划分为中华人民共和国建国前档案和建国后档案；建国后档案又按部门系统划分为工交系统全宗群、农林水利系统全宗群、财贸系统全宗群等。

(3)全宗内档案的分类

这是对一个全宗的全部文件的分类，一般是按组织机构、年代、职能、专题、文件名称、作者、地区等特征进行分类。例如，一个机关的全部档案可以按组织机构分为办公室、组织部、宣传部、财务等若干类；一个企业的全部档案可以按照职能分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、财务会计类等。

我们通常所说的档案分类，主要是指档案实体的分类。

2.档案信息(内容)分类

档案信息(内容)分类，也称为档案检索分类，就是以档案所记述的内容为对象，依据内容所反映的社会实践活动的性质，按照逻辑方法进行统一分类。这种分类不受档案所属全宗的限制，主要用于编制分类目录、开展档案信息的机械化和自动化检索，一般不适用于档案实体的分类。为了建立统一的档案检索系统，我国于1987年出版了《中国档案分类法》，并附有《档案分类标引规则》、《〈中国档案分类法〉类目细分规则》，作为全国通用的档案分类标准。

档案实体分类和档案信息(内容)分类，是功能和体系不同的两种分类法。在具体运用这两种不同分类法时，一方面必须明确不同的分类对象，一方面要使这两种分类相互配合，以使档案的日常管理和档案信息资源的开发途径，能更加多样、科学、方便。

在档案管理实践中，出于方便实际管理工作的需要，可以将一个全宗的档案按内容性质分为普通档案和专门档案两大类，并把普通档案分为文书档案、科技档案和声像档案三个小类。文书档案是指该单位在制定或执行方针、政策、法规、计划、指导或汇报工作、总结经验、进行交往等社会管理活动中形成的，主要以文字为记录形式的档案，包括日常管理工作档案、党群工作档案、已故人员档案、荣誉档案等；科技档案是指记述基本建设、生产技术和自然科学研究等活动的档案，包括设备档案、基建档案、科研档案等；声像档案是指以化学合成材料——胶片、磁带等......余下全文>>

六：什么叫物业管理档案

物业管理档案，顾名思义就是物业管理工作当中需要存档的文件

七：物业资质材料怎么排版装订成册

1、全部资料均使用A4幅面的复印纸

2、除复印件外，所有材料均用电脑打印，A4纸竖向排版。除文档标题用3号黑体字外，正文一律用4号宋体

3、除证件原件外，其余复印件及文档资料每份均要加盖企业公章

4、文档目录顺序（以下资料需要提供原件）

（一）企业资质等级申报表；

（二）营业执照；

（三）企业资质证书正、副本（新申报企业无此项）；

（四）人员材料：（1）企业法人身份证和法人聘书

（2）物业管理专业人员的职业资格证书和劳动合同

（3）管理和技术人员的职称证书（工程师证书、经济师证书）和劳动合同

（4）工程、财务负责人的职称证书（工程师证书、会计师证书）和劳动合同

（5）上述2-4项人员的身份证

（6）上述1-4项人员的简历、联系方式

（7）企业组织机构图、管理人员名录及通讯录

（五）物业服务合同复印件（新申报企业无此项）；

（六）物业管理业绩材料。（新申报企业无此项）

5、第四项全部资料的复印件，一式三份，并加盖公章。复印件按上述顺序装订。申报表前可以添加封面，也可不加。

八：物业公司物业档案管理办法和行政档案管理办法

一、物业管理公司档案管理规定：

1．公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管（包括代理主管）负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。

2．有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。

3．物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。

4．物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。

5．物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。

6．物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。

7．因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。

8．公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符要求的保管责任人将作适当处分。

9．物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。

二、物业管理公司管理保密规定：

1．在工作范围获有关的公司、物业管理公司内部资料，业主、用户单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通信地址、联系电话、购/租合约及金额、特别条款、物业管理公司及公司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密范围。

2．业主、用户及员工资料统一存放在办公室文件柜中，由专人负责注记及存档等工作，由物业管理公司主管每周审核，其他工作人员未经许可禁止查阅。

3．物业管理公司物业管理处文件柜备用钥匙由主管保管，主管及秘书因需告假时，经指定的授权人士，方可代为执行以上事务

4．应工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联系电话、员工个人联系电话、地址等，必须隐藏放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。

5．公司制定的各类物业管理公司规章制度及工作指引，由物业管理处统一保管，高级管理员以上级别人员可借阅（须办理借阅手续），每次限时一周。实行借阅目的为指引员工培训，严禁任何形式的抄袭及复印。

6．发布的各类通知通告，应限定时效，过时收回。

7．员工应具有维护他人阴私权利的法律意识，主动为公司及业主保守秘密，对于任何人士不正常的打探行为，应坚决拒绝并向公司报告。

8．员工因执行保密规定不当，致使公司、业主、业户或管理员工利益受不良侵害的，公司将按员工守则有关规定从重处罚，并由当事人个人承担导致的全部法律责任。

三．物业管理公司档案资料：

1、物业管理公司验收档案：

1）土建、设备安装竣工资料（图纸、设备资料）；

2）设施设备之质检、消防、劳动局、公安及音像管理等部门验收合格文件；

3）机电设备保养合约；

4）公共区域设施设备验收记录（管理公司）；

5）公共区域设施设备移交记录（发展商、承包商与管理公司）；

6）单元验收及移交记录（承包商、业主与管理公司）；

2、物业管理公司二次装修档案：

1）用户单元二次装修图则及审批手续；

2）二次装修期间管理处监督检查资料；

3、业户资料：

1）入伙情况记录；

2）业主（租户）情况登记（包括名称、单元号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间或租用期限等）；

4、物业管理公司管理文本汇编：

1）管理合同、管理公约、用户手册等统一装订成册；

2）物业管理公司各类管理规章制度......余下全文>>

九：开发商需要移交物业什么图纸资料具体名称

物业资料移交目录清单：

1、综合资料、项目建设资料

*国家建设征用土地通知书及红线图、国有土地使用权证

*项目土地使用合同、红线图、立项文件、工程申报批建文件及计划批准文件，征地批文、合同书

*同意使用土地通知书、建设用地规划许可证

*建设工程规划许可证、建设工程报建审核书、规划报建图

*建设工程施工许可证、施工执照

*工程建筑报建上级机关的决议、决定、批示等工程重要会议纪要和指导性文件

*建筑设计防火审核意见书

*初步设计方案、设计鉴定审批文件

*开工竣工报告、施工量放线图表记录

*建设工程竣工验收备案证明、建筑工程竣工消防审核意见书

*通信管线等各分项工程竣工验收书、验收报告

*竣工验收会议文件及质量评审材料、竣工报告、竣工验收证书

*工程招、投、定标书

*永久性水准点的坐标位置图

*项目建设前和建设完工后的图片

*工程奠基、开工、竣工典礼照片影像

*业主姓名、产权、居住位置、建筑面积清单

*固定资产投资许可证

*建设工程规划验收合格证、建筑工程竣工消防审核意见书

*公共安全技术防范工程设施使用证、通信管线等各分项工程竣工验收书

*供水协议书、供用电合同、申请门牌呈批表

*项目竣工环境保护验收合格文件

*涉及国家安全事项的建设项目（验收）准予许可决定书

2、建筑工程技术资料

*地质勘察报告、工程建筑埋放线、验线、验收意见书

*图纸会审记录、工程设计变更通知、隐蔽工程验收签证

*沉降观察记录、钢材、水泥等主要材料的质量保证书

*新材料、构配件的鉴定合格证书

*砂浆、混凝土试块试压报告

*各分项工程施工单位资料、

*工程设计变更通知及技术核定单(包括质量事故处理记录)

*供水、供暖管道的试压报告

*机电设备订购合同、单台设备的说明书、试验记录及系统调试记录

*施工总平面图、单体建筑结构竣工图、配套的设施地下管网的工程设计图及竣工验收资料

*工程建筑埋放线、验线、验收意见书

*管线标高、位置、坡度、测量记录

*试水、闭水试压试验记录

*防雷电阻接地实测记录

*单项工程质量综合评定表

*建筑竣工图（包括总平面图、建筑、结构、水、电、防雷、弱电、设备安装、附属工程及隐蔽管线等）

3、设施设备资料

*供电系统设备购买、安装合同

*供电系统设备制造、安装单位、维护单位资料

*有关供电部门批准书、协议、设计方案、设计施工图纸

*电器设计图、竣工图及设计说明、平面布置图、系统图

*高低压配电柜、变压器、直流控制屏等设备参数

*配电箱、电缆、插接母线、电表等资料

*备用发电机购买合同、合格证、使用说明书

*给排水系统设备购买、安装合同

*给排水系统设计图、竣工图、隐蔽工程变更记录

*给排水系统管道水压及闭水试验记录

*水泵等配套设备参数

*弱电系统设备购买、安装合同

*弱电系统设备制造、安装单位、维护单位资料

*弱电系统设备参数、弱电系统随机资料

*弱电系统设备调试运行检验记录、安装检验合格证书、智能化等设备国家许可使用证明

*弱电系统设设计图纸、施工图纸、竣工图纸

*消防设备购买安装合同

*消防系统设计图、竣工图、报警原件位置图、消防设计平面图

*消防设备制造、安装单位、维护单位资料

*消防自动报警、消防广播、消防栓、消防喷淋等设备参数

*消防系统主要材料和制品的合格证或试验记录

*消防验收合格证书

*电梯设备购买安装合同

*电梯制造、安装单位、维护单位资料

*电梯产权所有者及用户的名称和地址

*电梯设备参数

*电梯安装使用说明书、维护保养手册

*电梯机房井道布置图、产品合格证、随机配件清单、主要配件资料

*电梯安装检验合......余下全文>>

十：创物业大厦省优需要的资料详细目录

对照国优大厦标准的每一条进行分解，不一定每一个都要，但要大多数内容都要有

大厦管理处创优迎检资料目录

第一部分 基础管理

1．按规划要求建设，房屋及配套设施投入使用

1.1立项报告 1.2报建审批表 1.3规划设计要点 1.4建设规划许可证 1.4.1建设工程规划许可证 1.4.2建设用地规划许可证

1.5建设施工许可证 1.6建设项目环境影响报告 1.7消防设计方案审核意见、验收证明 1.8大楼用地红线图及综地图

1.9土地使用权出让合同书 1.10规划验收许可证 1.11建筑工程验收证明书（包括分部分项工程验收证明） 1.12总设计平面图

1.13产品合格证、校验证明 1.14报价表（所有材料、设备）

2．已办理接管验收手续

2.1移交资料目录（综合、桩基、土建、及各系统技术资料） 2.2移交图纸目录（建筑设计、施工、竣工、修改图） 2.3固定资产交接证明

2.4办公（商品）用房验收交接表 2.5验收总结报告

3．由一家物业管理企业实施统一专业化管理

3.1物业管理有限公司简介 3.2物业管理有限公司组织机构 3.3物业管理有限公司营业执照 3.4物业管理有限公司税务登记

3.5物业管理有限公司法人代码书 3.6物业管理有限公司资质证书 3.7管理处组织机构及人员分布图

3.8管理处办公场所产权证明（业主盖章）

4．建设单位在租售大厦前，与选聘的物业管理企业签订物业管理合同，双方责权利明确

4.1物业管理合同（开发建设单位与选聘的物业管理企业签订管理合同）

5．在房屋销售合同签订时，购房人与物业管理企业签订前期物业管理服务协议，双方责权利明确

5.1前期物业管理协议（2000年3月以后售的房屋且物业管理企业介入前期管理的需签订）

6．建立维修基金，其管理、使用、续筹符合有关规定（包括专用基金、本体维修基金）

6.1大楼基金的管理（政府文件：管理规定、指导标准、管理办法、使用申请表） 6.2基金的建立、管理使用规定（合同中相关条款）

7．房屋使用手册、装饰装修管理规定及业主公约等各项公众制度完善

7.1装修管理规定等公众管理制度（见附件一） 7.2房屋使用手册 7.3业主公约 7.4业主公约签名表

8.业主委员会按规定程序成立，并按章程履行职责

8.1成立大厦业主委员会的报告 8.2关于成立大厦业主委员会的请示 8.3成立大厦业主委员会批复 8.4大厦业主委员会筹备会议程

8.5业委会筹备小组会议记录 8.6会议签到表 8.7大厦组建业委会的工作公告 8.8大厦业委会侯选人名单

8.9业主委员会成员登记表（附资质） 8.10业主委员会章程

8.11每年至少开一次业主大会（相关记录：大会议题、议程，大会总结，签到等）

9．业主委员会与物业管理企业签订物业管理合同，双方责权利明确

10.物业管理企业制订争创规划和具体实施方案，并经业主委员会同意

10.1创建“全国物业管理示范大厦”的请示（业主签章） 10.2争创“省、全国物业管理示范大厦”的规划

10.3创建“全国物业管理示范大厦”实施方案 10.4实施情况记录

11.大厦物业管理建立健全各项管理制度、各岗位工作标准，并制定具体的落实措施和考核办法

11.1各项管理制度 11.1.1公众管理制度（见附件） 11.1.2内部管理制度（见附件） 11.1.3行政管理制度（见附件）

11.1.4设备管理制度（见附件） 11.1.5设备服务质量标准（见作业指导书） 11.1.6设备巡视维护、维修保养规定（见作业指导书）

11.2各......余下全文>>