会议准备事项

一：会议准备事项表

一般会议准备工作包括如下内容：

（1）安排会议议题；

（2）确定会议步骤（包括议程、程序和日程）；

（3）确定与会人员；

（4）确定会议时间；

（5）办理会议报批手续；

（6）签发会议通知；

（7）准备会议文件和材料；

（8）选择和布置会场；

（9）排列座次；

（10）妥善安排后勤服务事宜；

（11）做好新闻发布工作；

（12）进行全面的会前检查。

案例1：

西北某公司根据市里关于加快招商引资的指示，准备召开一个大型的招商引资洽谈会，你做为此次会议的主要筹备人员，将如何确定此次会议的主题和会议议程。

（1）明确会议要研究解决的问题、达到的目的；

（2）要有切实的根据并要结合本单位的实际情况，有明确的目的；要以市领导的指示为依据，根据本单位资金、人才、技术的实际情况，达到资源的优化配置；

（3）报请领导审批；

（4）确定会议议程要根据主要领导的情况，确定会议主持人。

（5）根据会议的主题，确定发言人；

（6）围绕主题，确定讨论题目和讨论方式；

（7）根据目的，写好总结。

案例2：

某公司将举行一次上千人的总结表彰大会，会期半天，请问该公司的秘书应如何选择合适的会址。

（1）选择大小适中适中的会场，该次会议人数众多，需选择会谈、礼堂或体育场馆等场所；

（2）选择远近适当的会场，该次会议人数多、会期短，应首先考虑交通是否便利；

（3）选择环境适合的会场；

（4）选择设备齐全适用的会场。

案例3：

你所在的公司将与国外某企业举行商务会谈，总经理安排你负责此次会谈的准备工作，请你考虑此次会谈的性质并对会谈准备计划的内容进行模拟设置。

（1）此会谈属事务性会谈，涉及业务商谈。

（2）准备计划设置如下：

① 主动通知会谈的时间、地点；

② 了解对方抵达方式，提出接送方式；

③ 准备会谈场所、物质资料、信息资料；

④ 对客方的背景、习俗、禁忌、礼仪特征进行了解；

⑤ 做好必要的文字资料工作准备。

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二：召开会议需要准备什么物品？

会议场所（桌椅齐全）

2、讲话桌

3、音箱和话筒

4、笔记本电脑和投影仪5、照相机

6、参会人员席卡（双面）

7、文件袋（含有笔、代表证

笔记本、会议议程、小礼品）

8、水果和水

9、预订酒店

10、设置签到桌及签到表

11、会议有关条幅

12、烟

三：参加会议时应该注意哪些

一、请在自己的位子上就坐，不要在场内随意走动。 二、请保持会场空气清新，场内严禁吸烟。 三、请保持安静，不要互相交谈，甚至大声喧哗。 四、请把手机等通讯工具设置在震动档。 五、请保持会场清洁卫生，不要乱扔杂物。

四：布置会议需要做些什么准备？

会议流程

影音，麦克疯、投影仪、音响的准备。

发言稿的排序叠放。

参会人员的姓名桌牌。

会议桌上的盆栽摆放。

会议主题墙纸，充分表现会议主题。

饮用水。

参会证。

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提前通知到位参会人员。

五：会议策划的注意事项

我以前是在悠会网预订会议室，后来发现他们网站会议管理知识也很多，下面我找了一部分从他们网站，具体你自己去他们网站看吧。 一、需要做些什么？

会议有各种类型，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。

二、谁来筹划会议？

从秘书到公司总裁,每个人多多少少都可能会参与会议的筹划，只不过有人是专职从事这项工作，有的是兼任此职，此外还有其他职责。无论是专职还是兼职，最终结果是使会议顺利完成。他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平。

会议筹划者的任务：

1）制定计划,确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标

2）制定会议议程

3）了解可供使用的场所和设施情况

4）选择或提议合适的场所

5）检查并比较各项设施

6）安排交通事宜

7）协调会务工作人员的活动

8）制定可行预算或按既定预算安排有关工作

9）确定各项工作的时间安排

10）视察选定的场所和设施

11）与各有关方面进行接洽（旅行社等）

12）同会议发言人和各位贵宾进行联系

三、在你筹划一个会议时,你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求达到的结果,如果你们的意见相符,你就可以策划会议内容了。

会议内容：

1.会议主题

2.会议目的

3.会议时间:x年X月X日至X日共几天

4.会场地点及主会场

5.会议组织：主办单位、承办单位、协办单位、支持单位

6.邀请嘉宾、参加人员和人数

7.大会主持人

8.会务负责人

9.议题：会议主要几点内容

10.会议日程表和议程

11.其他活动

12.会场各项布置

13.组织与分工：领导组、各小组及工作职责

六：组织一个会议要提前做好哪些准备工作

专业的会议会务服务公司，会议服务等，会场布置，提供会场预定（1）明确开会的目的

（2）确定会议形式

（3）确定与会人员名单

（4）确定会议规模

（5）设计会议议程

（6）选择开会时间

（7）布置会场

（8）会议通知

（9）座位安排

（10）准备会议资料

（11）准备会议用品

（12）考虑与会人员膳食

（13）制定会议规范

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七：会议活动的细节安排应注意哪些问题

预估到会人数，并做一定的预留空间； 设置大概的会议预算； 是否需要制作邀请函及布置会场，并确鸡设计及制作商； 会议是否需要特殊的视听设备

八：会议布置及服务准备事项怎么做

会场礼仪,会场布置,会场要求!会场布置 一、物品准备: 1、清洁卫生,摆放好会议桌和足够数量的会议.

九：如何参加会议及注意事项

1、记好记录：

参加会议的时候要准备好会议记录本和笔，认真记录会议的内容，不能什么都不带就去参加会议了，这是对工作不负责的表现。

2、找准位置：

按照要求进入会议场，找准自己的位置，或单位所在的位置，不要随意的就坐下，乱了会议座位安排。

3、认真听会：

会议期间要认真听，不能打瞌睡，或者看报纸，杂志，做与会议无关的事情，更不能随意的走动，出入会议场，这是对人的尊重，也是尊重自己。

4、不玩手机：

会议期间，要把自己的手机关机，不能玩手机，更不能接打手机，干扰会议的纪律，也容易引起其它参加人员的注意力，打乱开会人员的思路，都是不尊重人的表现。

5、请勿吸烟：

会议期间，男士不要吸烟，一是人太多了，聚居在一起，空气本身就不好，还不容易流通，吸烟的话会让会议室烟雾缭绕的，根本不成样子了，还影响他人健康。

6、禁止聊天：

会议期间，不要进行窃窃私语，聊天，不要把开会看出了熟人同事聚会，好久不见聚到一起就说个不停，会议开始了，还在私下小声说话，显得自己太没有修养了。

十：举办会议，需要做什么样的准备？

会议记录是办公室工作的一个重要组成部分。会议记录是会议情况的真实记载，它客观地反映了会议的内容和进程，是形成会议纪要、简报的重要素材和检查会议决定事项执行情况的依据，具有重要的保存、利用价值，是重要的文书档案材料。本文就会议记录的内容、方法、应注意的问题和记录人员基本素质谈点粗浅的看法。

一、会议记录的内容

会议记录一般由三部分构成。

1．会议标题。记录标题很重要，如会议记录不写标题，查找所需材料就费时费力，很不方便。

2．会议组织情况。这部分写在会议标题之后，在会议开始前，把会议的有关情况写好。它主要包括：

①开会时间。要写明具体的年、月、日，同时还要写明是上午、下午，还是晚上，有的会议还要写明某时某分。

②会议地点：要写明在何处开的会。如：“某某会议室”等。

③会议主持人。一般直书姓名，必要时可写明职务。

④会议出席人。即出席会议的正式成员，按排列顺序列出。

⑤会议列席人。即不是会议正式成员，由于工作需要而参加会议的人。

⑥缺席人。可单独作为一条，要写出缺席人的姓名和缺席的原因，也可以写在出席人、列席人的项目中，在括号内注明某某人因何故缺席，如“某某因公出差”、“某某因病住院请假”等。

⑦记录人。写明记录人，一是说明会议记录内容的真实性；二是表示对记录内容负责。

在记录中凡涉及到人名的要写全姓名，不能只写姓不写名，也不能只写姓加职务或职称。

会议记录应采用统一制发的专用会议记录本或记录纸，会后要立卷归档。

3．会议进行情况。这部分是会议记录的基本内容，一般包括三个方面。

①会议的议题和会议主持人的启示性讲话。这部分要着重记录（多项议题的会议要用数码依次标出，以便于会后利用查找）。

②与会人的讨论发言。这部分是与会者对会议议题和会议主持人讲话的直接反映，记好这部分内容十分重要（会议发言要按照发言顺序记录，发言人姓名要写在段首，后面即记录发言内容）。

③会议的决定、决议和会议主持人的总结及结论性意见。这部分是会议成果的综合反映，是会议记录的主体。这些决定、决议和讲话是与会者贯彻会议精神的根据，也是日后备查材料中最重要的材料，记录者必须认真、仔细地作好记录。

会议进行情况还包括休息、散会等，也要记录上。

二、会议记录的方法

会议记录的方法有两种：

一种方法是摘要记录，就是择其要点而记，不是有言必记。这种记录方法不要求把每个人讨论时的发言都一字不漏的记录下来，而是着重记录发言要点，会议结论、决定和决议。摘要记录要求记录者对发言内容必须迅速作出分析判断，哪些应记，哪些可不记，适当进行归纳，扼要地记下重点。

另一种方法是详细记录，就是要求把所有与会者的发言尽可能地全部记录下来，做到有言必录，包括发言中的插话等，都要详细记录，不能有取有舍，更不能只记结论。详细记录要求记录者最好会使用速记，如不会速记，可对通用词汇采取简化方法记录，会后予以补正。涉及到文件名称或便于查找的文件，也可先省略后补齐。在条件允许的情况下，可辅以录音机，这样的记录更完整、准确。如果没有录音设备，或不允许使用录音设备，记录人又没有速记技能，应配备二至三人进行记录，以便会后核对补正。记录人对会上没有听准确或者发言表达不清的地方，要及时找有关人员核对。总之，要尽最大努力，保持记录的完整性和准确性。

三、会议记录应注意的问题

1．会议记录必须真实、准确、全面、完整，不能随意增删改动，速记要忠实原话，段落......余下全文>>