会议服务流程

一：会议服务流程是怎样的

会议服务流程是怎样的？ 会议服务是指会场有一些从事现场服务的工作人员，通常被称为 “会议官员”（conference officers）。这些人员要通晓外语，熟 悉国际会议的程序，一般都经过培训。他（她）们似乎做的都是一些 具体服务工作，但却是保证会议顺利进行不可缺少的环节。明阳天下 会议服务公司是行业内一流的服务公司，其严格按照以下会议流程为 客户服务: 会前服务

1、与会议主办方洽谈会议初步方案。

2、我山庄为会议主办方提供会议报价：

（1）前往召开会议城市所需要的飞机票价、火车车票的交通信 息。

（2）会议住宿酒店客房价格、会议场所信息。

（3）机场、火车站接站安排。

（4）酒店欢迎横幅、指引牌、签到台、水牌安排方案。

（5）会议流程方案。

（6）会后旅游行程安排。

3、与主办方确定方案，签订合同，预付定金。

4、会议代表、嘉宾胸牌、代表证的制作。

5、会议展板、展架、横幅的制作。

6、会议各种用品的运输、托运工作。

会中服务

1：会务组：会务组工作人员的工作安排和分工要求。

2：机场接站：专人负责机场，车站的接站服务。

3：酒店接待：会议室欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等的 摆放。

4：酒店签到：客人签到，发放房间钥匙、会议材料、饭卡、胸 牌、礼品、登记返程机票、火车票、会后旅游登记、收取会议费等。

5：会议住宿：客人入住房间后的确认，询问是否有特殊要求。

6：会议场所：检查会议室条幅、灯光、音响、投影仪、展板、 茶饮等。

7：会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品。

8：会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认

9：会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。

10：会议留影：会议代表合影留念及摄像服务。

会中旅游 旅游行程、住宿、用车、用餐、导游、保险的服务。

会后服务

1：结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与 客户进行核对并结帐

2：资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录、 花名册和会议摄像资料的制作。

二：会议公司的服务流程

会前工作：1、与会议主办者洽谈。2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。3、邀请会议主办者实地考察会议举办场所。4、与会议主办者确认会议接待方案。5、与会议主办者签订会议接待标准合同。6、确认会议主办者预付会议订金事宜。7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。8、准备会议资料。（含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。）会中工作：9、机场、码头、车站：专人、专车分批分时段按要求接站。10、会议酒店现场：会议秘书分发会议资料，来客接待。11、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。12、会议秘书在会议接待（报到）处协助会务组确认和分发房间，确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。13、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。14、提前确认会议代表（客户）的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。15、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜（日程安排、房餐车导游等安排）。16、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。17、确认特殊客人（含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等）的安排及接待工作。18、协调会议期间的交通工具的安排。19、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。会后工作：20、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。21、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。22、与会议主办者的费用结算工作。23、欢送代表工作。

三：会议服务的工作的程序

1、领受任务：会议名称→会议性质→与会人数→会议期限→会议休息时间表→会议活动范围 →准备内容 →注意事项。2、会前准备：会标→音响→主席台→茶具饮品→登记台→签到薄→休息安排→服务员配备→会场清洁 →接手纪念品、礼品（发放）→会场指示牌 →礼仪演习彩排3、会前检查根据表格列项检查、设备设施、会议物品4、引领登记：准备大厅指示牌→引领员→电梯引领员→会场引领员→指示牌→登记根据请柬、门票等发放纪念品5、会场服务：主席台香巾、饮品服务、果盘、会场贵宾饮品、香槟服务→会场秩序维持服务（清理闲杂人员）→清洁服务→委托代办服务→出会场的引领服务（先生，请问需要帮助吗）→应急情况处理（火灾疏散、禁坐电梯、失窃、当事人询问笔录、相关人询问笔录、停电、溢水、电梯停机、急症救护）6、会后清理：撤会议物品→桌椅→餐具→清理与会人员遗留物并登记→清洁会场→撤出带入会场物品→查对清理纪念品、礼品→检查清理情况→关闭动力电器设备→服务人员撤出，锁闭会议厅7、汇报总结：向主办方主办人员汇报会议情况，遗留物品，剩余礼品，征求意见，说明情况→会后总结专题会（部门经理，会议服务人员参加）

四：会务服务的会务流程

总结我们提供会议服务的经验，一般而言，您的会议确定以及成功举行，大多经过以下几个环节：1、策划：我们提供会展企划代理，告诉我们你的想法或者点子，我们为你提供可行性方案、会议回执，我们过去的成功经验，都将成为您成功举办会议的基础。2、咨询：在此阶段，我们将与委托方进行初步沟通，并就委托方的一些关心点提出预案供选择、推荐合适的会议型酒店、餐饮场所及与预算相适应的菜谱、会议交通流程、接待流程等。3、考察：在双方进一步取得互信后，我们会安排您或者您的代表到目的地考察我们为您提供的酒店、会议场地、环境、交通车辆及所需的设备细节等等，并在此阶段就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等内容进行深入探讨，大致明确双方的责任与义务。4、确定：这个时间需要的是耐心与细致——我们得一一推敲设想得流程及预案，尽可能把方案细化，然后以书面的形式确认双方的权利、义务与责任，并签署相关服务协议。5、执行：严格而又人性化地执行协议，将是双方合作精神的高度升华。不管设想如何完美，任何计划都是存在纰漏的，需要合作双方本着合作的理念，抛开暂时的不合，以会展的圆满结局为一致奋斗目标。在此期间，双方需要口头或书面承诺原来协议以外的服务视为协议的延伸，并临时决定双方签字负责人，所有临时往来允许采取事前商议、事后结算的方式执行。6、结算：双方财务人员认真核对各类单据，严格按照协议执行核算。以下为相应的流程介绍。 1.与会议主办方洽谈。2.提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息。并制定完备的会议预案书给会议方。3.派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。4.确定方案，签订合同，预付定金。 1.会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、攻关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。2.会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。3.会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。4.会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。5.会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认。6.会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。7.会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。8.会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。 1.结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐2.资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册。3.定期回访和最新资讯反馈。

五：会议旅游的服务流程

会前准备：1、专人协助您的实地考察工作。吃、住、行、游、购、娱。2、及时准确提供机票、火车票、酒店信息。3、代订会所需的音响、灯光、摄影等设备。4、提供平面立体、AV设计。会中服务：1、提供专业外语翻译，摄像，礼仪公关和文秘服务。2、免费提供经验丰富的接待人员全天协助会务工作。3、会议期间可为VIP客人提供特殊照顾和服务。4、向参会人员提供全市范围内机场、火车站接送服务。5、提供会议期间以后勤保障工作和外围的协调服务。会后总结：1、对参会代表的会后旅游考察工作进行合理安排。2、协助会议人员处理会后事宜，进行会议期间的工作总结。

六：会务组的工作流程及方案

一、会议时间

二、会议地址

三、会场布置：

1、主席台：人数、水牌、麦克风

2、会标

3、会场标语

4、参会座位数

5、鲜花摆放

四、会议通知：书面通知要注明注意事项。

五、会议服务

1、主席台倒水人员

2、音响准备 3、会议奏乐准备

六、会议报道

1、新闻媒体记者邀请、会场签到及纪念品

2、会议领导讲话录音

3、会议新闻稿撰写

七：会议接待流程的介绍

一、 会议报道之前的工作 1、与会议主办单位确认会议的报到日期、会议名称、会议用水牌和布标、到会的大致人数、使用会议室的日期和会议室摆设方式、会务组老师（或工作人员）到达日期（确认航班或车次）、会务组的会议要求（会议主办单位内容， 到会讲课老师的安排和待遇、接送问题、酒店住宿安排、讲课的时间、有关会议安排的细节问题、会后考察的具体行程安排）；同时提供所掌握的酒店情况给会议的老师以供其参考，在推荐酒店的过程中需要注意选择的酒店的价格在符合会议要求的范围内。 2、在上述情况落实后尽快将所选酒店订妥（房间、餐标、会议室价格按天计算、酒店位置），落实在会议报到日期接站所用车辆和联系方式（需根据报到人数安排相应接站用车）；落实会后考察行程的用车、导游、火车票、飞机票、地接社（只是提前进行大致预订）。 ▲会议场地要求：9个多媒体教室；容纳2-300人左右 3、在酒店预订完毕后，将酒店的大致情况以书面的形式将传真件发送至主办方，尤其是将酒店的具体准确的所在地理位置和从机场或火车站出发到达酒店的乘车（公交车）方式告知会议主办方；同时可再次与对方确认会议报到人数和日程安排有无变化或是更改。 4、第三项（3、）工作完毕后可向行程用车单位或个人、导游、机车票、地接社作出相对准确的答复，以便对方作出相应的安排和接会准备。 5、准备会议所用相关用具（会议在酒店或团队车辆使用的各类标识、签到登记的表格、文具用品、学习资料袋【包括：笔记本、笔、文件袋】、预订返程交通所用表格和车次时刻表、相应的返程交通价格表、会后考察的纪念品【礼品】、座签牌）同时通知会议用酒店此次会议的名称和对于提前到达的学员如何安排住宿。 6、通知酒店，会务工作人员需要提前一天【也可根据到会人员的情况而定】进驻酒店并准备会务组用房；同时通知接站的用车和确认司机的联系电话、车型及接站人员会议所在酒店和会务组房间号；同时与会议主办方联系告知会务工作人员已经入住酒店。在入住酒店后须将会议的名称和报到地点、乘车方式、酒店联系电话、会务组所在房间通知办公室职守人员 二、 会议报到前准备工作 1、入住酒店的工作人员须将会务组房间布置好以便会议报到时使用；同时与酒店各个相关部门协调好会议细节问题（如：会议用布标、水牌、会议室、餐厅的情况）；将会务组标识张贴好在容易看到的地方。 2、详细了解本会议所用场所的位置【如: 餐厅、会议室、会务组老师和讲课老师所用的房间】。 3、相关会议使用设备的准备情况【如：会场布置情况、多媒体投影仪】。 三、 会议期间的工作 1、会议在报到期间最重要的是【收费】。在收费过程中必须细致、准确、书面登记。 收费过程中必须严格按程序操作，及： （1）确定学员情况 （2）根据情况计算应交费用 （3）填写收费【收据】不撕！ （4）收款 （5）将收据撕下交于学员 （6）填写报到表。 2、在出现收费后，收据已开出的情况下；学员行程出现变化必须在【原收据】的基础上进行加注或更改，更改后的内容必须有客人签字和日期。 四、 会议期间注意问题 1、会务组必须始终保持整洁、干净和安静的环境。 2、会务组所用的书面文件需保存完好。 3、会务款的支出或相互来往必须以书面形式体现；及相互出据凭证。 4、. 各人会务款必须保管好，做到每天进行清点，保险安全的寄存

八：一般会议服务包括什么内容

会议是由不同方面的人聚集在一起，为达成同一目标，得到统一结论而召开的会议。在工作性会议中，主持人就像是交响乐团的指挥，会议参加者虽然每人原有的风格和“演奏技巧（发言）”不同，具有各自的特性，但最后却必须形成为非常和谐和“大合奏（会议）” 工作性会议要注意的事项，主要有以下几点： （一）发放会议通知时应阐明目的 工作性会议的通知，一般不宜使用通用格式的请柬或请贴。通知中应该写明会议的目的，以便对方慎重选择参议参加者。如有必要，还应写明会上计划讨论的事项，以便会议参加者准备资料。 （二）会场安排必须集中 工作性会议主要是为讨论工作而召开的，会场如果大而无，就不易集中人们的注意力，甚至会在开大会的同时开起“小会”来。一般来说，工作性会议的会场座位安排宜采用“圆桌型”；使会议的主要参加者围绕圆桌团团而坐，这样可有助于提高会议的效果。 （三）在工作性会议的进行过程中，有时会碰到需要裁决的问题 “少数服从多数”的原则固然必须遵行，但对少数人的意见也应该给予尊重。这不仅是因为有时少数人的意见也可能是正确的，即使少数人的意见并不正确，但在决策中如能注意到有不同意见存在的事实，也可有助于使决定考虑得更加周到。 因此，会议主持人要善于尊重少数人的意见，并把它交付给全体与会人员反复推敲。

九：一般会议服务公司都包括哪些会议服务项目

一般会议服务有哪些内容？

1.会场布置:

明阳天下会议服务团队针对不同的会议性质及与会人数的多少确定会场布置以何种性质展现。布置形式有：课桌式、剧院式、“U”字型、“T”字型等。

2.茶水布置:

工作人员会为与会人员准备好茶水，检查工作台里的茶包、水壶、开水是否充足。客人入座后，及时为客人倒一杯茶，俗称“迎客茶”。一般每隔15-20分钟添加一次茶水。

3.音乐布置:

音响控制人员提前半小时到达音响室做好准备，播放背景音乐。根据会议流程及会议内容，在需要的时候播放音乐背景。

4.器材管理:

工作人员会在会前半个小时开启会议有关区域的照明设备、空调、音响、话筒、摄影仪等，保证设备的正常使用。

5.安全管理:

确保会议场所的防火检查，会前检查安全出口是否通畅，安全疏散指示标志、应急照明是否完好；消防设施、器材和消防安全标志是否在位、完整；检查所有器材是否安全用电；做好与会人员登记，避免可能发生的危险状况发生；并保证会议过程中有专职安全人员全程跟进。

6.应急管理:

根据会议性质，针对会议过程中的突发状况，制定会议应急预案。在不影响会议质量和会议效果的情况下，确保会议的顺利进行。

7调试好相关设备，如音响、投影仪、视频、麦克风等，并确保其正常使用，根据情况提前打开空调，调整好室温，开灯。

8准备并摆放好会议需要物品。如（会议桌、会议椅、茶水、茶叶、台签等）.

9茶水用具：茶具统一干净、无破损，按会议人数配放，并准备好备用杯子：水具准备充分，加好开水；茶叶准备充足，会前水杯放好茶叶摆放到位（要求：杯子摆放在客人右上角约50公分位置，杯柄与桌面约成45度，同排杯子成一条直线）

10根据会务组的具体要求，将水果、鲜花、台签、文具用品等摆放在指定位置，要求排放整齐划一。（除特别要求，台签摆放在客人正前方桌子中间位置，水果、湿巾、纸抽应摆放在两位客人中间，以方便两人使用；鲜花摆放在主席台、发言席或会议桌中间位置。）以上各项准备工作应在会前30分钟准备完毕。

十：什么是会议服务？会议服务是什么？会议服务干什么？

会议服务是指会场有一些从事现场服务的工作人员，通常被称为“会议官员”（conference officers）。这些人员要通晓外语，熟悉国际会议的程序，一般都经过培训。他（她）们似乎做的都是一些具体服务工作，但却是保证会议顺利进行不可缺少的环节。国际机构的常设秘书处还设有专门负责会议服务（conference service）的部门，对会议官员有一整套严格的要求。 另外还有的的一些就是接待 端茶送水 布置会场 记录内容等了,现在一般由专业的会议公司提供此项服务.