一:职场办公室接电话的技巧有哪些
职场接电话礼仪
接听电话不可太随便,得讲究必要的礼仪和一定的技巧,以免横生误会。无论是打电话还是接电话,我们都应做到语调热情、大方自然、声量适中、表达清楚、简明扼要、文明礼貌。
1.及时接电话
一般来说,在办公室里,电话铃响3遍之前就应接听,6遍后就应道歉:对不起,让你久等了。如果受话人正在做一件要紧的事情不能及时接听,代接的人应妥为解释。如果既不及时接电话,又不道歉,甚至极不耐烦,就是极不礼貌的行为。尽快接听电话会给对方留下好印象,让对方觉得自己被看重。 2.确认对方 对方打来电话,一般会自己主动介绍。如果没有介绍或者你没有听清楚,就应该主动问:请问你是哪位?我能为您做什么?您找哪位?但是,人们习惯的做法是,拿起电话听筒盘问一句:喂!哪位?这在对方听来,陌生而疏远,缺少人情味。接到对方打来的电话,您拿起听筒应首先自我介绍:你好!我是某某某。如果对方找的人在旁边,您应说:请稍等。然后用手掩住话筒,轻声招呼你的同事接电话。如果对方找的人不在,您应该告诉对方,并且问:需要留言吗?我一定转告。 3.讲究艺术 接听电话时,应注意使嘴和话筒保持4厘米左右的距离;要把耳朵贴近话筒,仔细倾听对方的讲话。
最后,应让对方自己结束电话,然后轻轻把话筒放好。不可啪的一下扔回原处,这极不礼貌。最好是在对方之后挂电话。 4.调整心态
当您拿起电话听筒的时候,一定要面带笑容。不要以为笑容只能表现在脸上,它也会藏在声音里。亲切、温情的声音会使对方马上对我们产生良好的印象。如果绷着脸,声音会变得冷冰冰。 打、接电话的时候不能叼着香烟、嚼着口香糖;说话时,声音不宜过大或过小,吐词清晰,保证对方能听明白。
5.用左手接听电话,右手边准备纸笔,便于随时记录有用信息。
二:办公室接电话礼仪
1.左手持听筒、右手拿笔
大多数人习惯用右手拿起电话听筒,但是,在与客户进行电话沟通过程中往往需要做必要的文字记录。在写字的时候一般会将话筒夹在肩膀上面,这样,电话很容易夹不住而掉下来发出刺耳的声音,从而给客户带来不适。
为了消除这种不良现象,应提倡用左手拿听筒,右手写字或操纵电脑,这样就可以轻松自如的达到与客户沟通的目的。
2.电话铃声响过两声之后接听电话
在公司内部,很多员工由于担心处理方式不妥当而得罪客户,从而招致老板的责备,因此,很多人都把电话当作烫手的山芋,抱有能不接电话就尽量不接电话的情绪。实际上,跟客户进行电话沟通的过程也是对员工能力的锻炼过程。只要养成良好的接听习惯,接电话并不是一件困难的事情。通常,应该在电话铃声响过两声之后接听电话,如果电话铃声三响之后仍然无人接听,客户往往会认为这个公司员工的精神状态不佳。
3.报出公司或部门名称
在电话接通之后,接电话者应该先主动向对方问好,并立刻报出本公司或部门的名称,如:“您好,这里是某某公司……”。随着年龄的增长,很多人的身价会越来越放不下来,拿起电话往往张口就问:“喂,找谁,干嘛……?”这是很不礼貌的,应该注意改正,彬彬有礼地向客户问好。
4.确定来电者身份姓氏
接下来还需要确定来电者的身份。电话是沟通的命脉,很多规模较大的公司的电话都是通过前台转接到内线的,如果接听者没有问清楚来电者的身份,在转接过程中遇到问询时就难以回答清楚,从而浪费了宝贵的工作时间。在确定来电者身份的过程中,尤其要注意给予对方亲切随和的问候,避免对方不耐烦。
5.听清楚来电目的
了解清楚来电的目的,有利于对该电话采取合适的处理方式。电话的接听者应该弄清楚以下一些问题:本次来电的目的是什么?是否可以代为转告?是否一定要指名者亲自接听?是一般性的电话行销还是电话来往?公司的每个员工都应该积极承担责任,不要因为不是自己的电话就心不在焉。
6.注意声音和表情
沟通过程中表现出来的礼貌最能体现一个人的基本素养,养成礼貌用语随时挂在嘴边的习惯,可以让客户感到轻松和舒适。因此,接听电话时要注意声音和表情。声音好听,并且待人亲切,会让客户产生亲自来公司拜访的冲动。不要在接听电话的过程中暴露出自己的不良心情,也不要因为自己的声音而把公司的金字招牌践踏在脚底下。
7.保持正确姿势
接听电话过程中应该始终保持正确的姿势。一般情况下,当人的身体稍微下沉,丹田受到压迫时容易导致丹田的声音无法发出;大部分人讲话所使用的是胸腔,这样容易口干舌燥,如果运用丹田的声音,不但可以使声音具有磁性,而且不会伤害喉咙。因此,保持端坐的姿势,尤其不要趴在桌面边缘,这样可以使声音自然、流畅和动听。此外,保持笑脸也能够使客户感受到你的愉悦。
8.复诵来电要点
电话接听完毕之前,不要忘记复诵一遍来电的要点,防止记录错误或者偏差而带来的误会,使整个工作的效率更高。例如,应该对会面时间、地点、联系电话、区域号码等各方面的信息进行核查校对,尽可能地避免错误。
9.最后道谢
最后的道谢也是基本的礼仪。来者是客,以客为尊,千万不要因为电话客户不直接面对而认为可以不用搭理他们。实际上,客户是公司的衣食父母,公司的成长和盈利的增加都与客户的来往密切相关。因此,公司员工对客户应该心存感激,向他们道谢和祝福。
10.让客户先收线
不管是制造行业,还是服务行业,在打电话和接电话过程中都应该牢记让客户先收线。因为一旦先挂上电话,对方一定会听到“喀嗒”的声音,这会让客户感到很不舒服......余下全文>>
三:办公室里接电话的的礼仪有哪些?
1。最合适是第三声铃响的时候接,这时候出现人声不会显得太突兀或者给人感觉办公室很闲,人都守在电话机旁边。
2。开口第一句不是喂,是您好,不论是内部电话还是客户电话。
3。标准的开头是,您好,这里是XX公司XX部门,有什么可以帮您的?具体说词看对象啦。
4。电话结束,要说,谢谢和再见。如果是客户电话,还要说些类似,祝您生活愉快之类。
5。让对方先挂电话。户 6。接电话的时候,不吃东西不喝水,咳嗽需要捂住嘴巴,远离话筒,随后表示失礼。
7。转接电话的时候,要说,请您稍等,下面为您转接.......如果不能及时和另一方通话,告诉对方,你可以代为留言,记录下来电信息。
四:办公室人员如何接听电话
接电话,一般都要有礼貌,如果是秘书或者接待,这方面,公司应该是有培训的,比如说:您好,这里是某某公司 您好,我是某某公司接待,您有需要我帮忙的吗?实在找不到书籍,就打电信或者移动,联通的客服,学习一下人家的礼貌呗,免费的哦
五:办公室接电话的注意事项?
1、首先不要紧张,心态应平和
2、语气、语调要适度,不要以“你是谁”或“喂”开头,多用礼貌用语
3、长备笔纸,随时随地关注对方所说的话,记下必要的信息,如时间、地点等
4、比对方晚挂断电话。
六:在办公室里面接听私人电话好吗
1、如题所述,一般会影响到办公室内其他人员正常办公,建议避免为妥;
2、当然,最好的方式是接通后立即移步至办公场所外进行接听,以免耽误电话对方。
七:职场新人怎么接电话呢?
1.接电话要迅速。工作第一,在办公室,听到电话铃声,应准确迅速地拿起听筒,最好在三声之内接听。电话铃声响一声大约3秒钟,若长时间无人接电话,或让对方久等是很不礼貌的,对方在等待时心里会十分急躁,对你的单位留下不好的印象。即便电话离自己很远,而附近也没有其他人时,听到电话铃声后,我们应该用最快的速度拿起 听筒,这样的态度是每个人都应该拥有的,这样的习惯是每个办公室工作人员都应该养成的。2.注意你的口要正对着话筒,你的口唇要离开话筒大约半寸,音量不要太大或太小,咬字要清楚,说话速度要比平时的速度略微缓慢,必要时把重要的话重复两次;提到时间、地点、数字,一定要交代得非常清楚。3. 注意记录。上班时间打来的电话几乎都与工作有关,公司的每个电话都十分重要,不可敷衍,即使对方要找的人不在,也切忌只说“不在”就把电话挂了。接电话时 也要尽可能地问清事由,避免误事。我们首先应了解对方来电的目的,即便自己无法处理,也应认真记录下来,委婉地探求对方来电目的,不但可以不误事,而且可 以赢得对方的好感。 查看更多答案>>
八:办公室文员接打电话的礼貌用语
(一)电话铃声一响,应尽快去接,最好是在想三声后接起,接电话应先自报家门,“您好,这里是X X公司×X部,请问找哪位?”;询问时应注意在适当的时候,根据对方的反应再委婉询问。一定不能用很生硬的语气说:“他不在”、“打错了”、“没这人”、“不知道”等语言。电话用语应文明、礼貌,态度应热情、谦和、诚恳,语调应平和、音量要适中。这样,对方就会对你乃至你的公司留下好印象。
(二)仔细倾听对方的讲话,把耳朵贴进话筒。为了表示你在专心聆听,并且已经理解,你还要不时地称“对”道“是”。以显示你给对方的积极的反馈。最好准备好纸和笔放在旁边,重要的内容应简明扼要地记录下来,同时,对着听筒重复对方的话,以检验是否理解得偿确,如时间、地点、联系事宜、需解决的问题等。
(三)电话交谈完毕时,应尽量让对方结束对话,若确需要自己来结束,应解释、致歉。通话完毕后,应等对方放下话筒后,再轻轻地放下电话,以示尊重。
(四)选择适当的时间。一般的公务电话最好避开临近下班的时间,因为这时打电话,对方往往急于下班,很可能得不到满意的答复。公务电话应尽量打到对方办公室,若确有必要往对方家里打时,应注意避开吃饭或睡觉时间。
(五)首先通报自己的姓名、身份。必要时,应询问对方是否方便,在对方方便的情况下再开始交谈。
(六)在电话上谈生意,时问观念要强,要珍惜每分钟交谈的效果。更要注意声音的大小,以使对方听得清楚,这是很关键的。
(七)如果要把对方的话做成备忘录,最好是一边重复对方的话,一边做记录,最后把记录重复一遍,请对方确认。当然,电话的用语要谦虚恭敬。
(八)接到和自己业务不相关而又必须当场给予答复的电话,除非自己确实有完整的咨料.否则.决不可信口开河,妄做决定。与其信口开河以抓住客人,不如据实回答以保公司的信誉。
(九)不要在外面打电话做联络。万一真的有必要,通电话时应该避免让对方听到背景声音,例如咖啡店的音乐。另外,在没有联络到对方时,要采取主动再联络的方法,而不要请接电话者留话要对方打电话过来。
此外,文员作为公司的职员,在使用电话时务必注意以下几点禁忌:
1.不要在公司打私人电话;
2.少打长话。
九:办公室接电话技巧,最好是有例子的
首先,弄明白对方来电的目的意图,分清主次,不要把经理的手机号随意告诉别人
十:同在一个办公室对方的座机,我需要按什么键不去他位置就可以接听电话
这个要问给你们装电话的运营商,是否有给你们做这个功能?如果有的话,给你们设的快捷键是什么?