档案材料收集制度

一：档案收集的收集制度

一、档案收集包括档案的接收、征集以及网络数据采集等方式。 二、档案材料收集范围：凡是对全区各项事业发展有参考利用价值的各类原始材料都属于档案收集范围。三、任何个人都不得以任何理由拒绝向区档案馆归档移交有价值的档案材料。四、档案材料收集应该形成定期送交制度和联系催要制度。（一）定期送交制度。形成档案材料的各职能部门，应在文件材材料办理完毕的第二年，按照区档案馆所要求的归档时间、归档质量的要求，归档移交到区档案馆。（二）联系催要制度。区档案馆工作人员应经常了解和掌握形成档案材料的信息，及时向形成材料的部门催收应归档的材料。五、收集材料的要求。（一）收集进档案室的材料必须是办理完毕的原始材料（原件），要完整齐全、真实、文字清楚。（二）不符合归档要求的档案材料，档案馆将责成档案材料形成的相关职能部门按要求完成。1．载体纸张要求。归档材料统一使用A4（80G）规格的办公用纸（专业特殊要求的除外）。2．载体字迹要求。只能用炭素墨水、蓝黑、黑色墨水书写。禁止使用纯蓝、红色墨水、圆珠笔、铅笔书写。3．现代化设备形成的材料要求。禁止色带打印、墨水打印材料归档；禁止传真形成材料归档。（三）材料必须齐全、完整。1．各部门完成的当年工作职责应该有相应材料佐证。包括录音、录像、照片、幻灯片、图片、表格及文字材料。2．整件事情形成的成套材料必须配齐，保持文件材料之间的逻辑联系。

二：资料管理制度

文件档案管理制度

为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。

一、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证畅件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。

二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。

三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。

四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进行管理。

五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。

六、文件资料档案的保管、查阅。

1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

2、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。

七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司分管领导批准后，方可查阅；公司所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案，公司档案管理员都必须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。

八、对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。

九、本制度从二〇一一年七月一日起执行。

二〇一一年六月二十日

三：档案管理制度

档案管理制度

一、 总则

集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范集团档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

1、凡集团总部各部门、各分子公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向集团行政人事部提交备份，从而保证集团行政部作为集团档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性。

2、集团总部行政人事部负责集团档案管理、文书立卷的工作，并对各分子公司档案管理工作进行监督、指导。各分子公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。

二、归档范围

1、凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围。

2、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料

3、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料；

4、资金借贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银企联系函件等）

5、政府、项目批文、合同；

6、公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）；

7、工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸；

8、各分子公司及集团总部各部门年度工作计划及资金计划；

9、公司签定的各类合同（含商品房买卖合同）；

10、公司有效证照、证件、印章；

11、具有法律效力及保存价值的文件；

12、公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；

13、员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等；

14、集团、各分子公司获得的社会荣誉资料；

15、其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。

三、立卷归档要求

1、集团行政人事部应即时做好档案归档分类保管；各分子公司应在每季度最后一天以前将上季度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向集团行政人事部提交备份。

2、集团各部门应及时向行政人事部移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续；各分子必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。

3、各分子公司向集团行政人事部提交备份档案时，要严格履行移交手续，按文件材料分类造册，随移交备份档案提供两联清单，注明移交人，待总部行政人事部专人签收后各留存一联清单备查。

4、归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：

（1）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

（2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一立卷。

（3）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；

（4）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表......余下全文>>

四：求中组部《干部人事档案材料收集归档规定》（组通字[2008]12号）文件 急急急！！！！！！！！！

干部人事档案材料收集归档规定

第一章 总　则

第一条 为了规范干部人事档案材料收集归档工作，确保为公道正派地选人用人提供真实、全面的档案信息，为维护干部的合法权益提供依据，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国公务员法》、《党政领导干部选拔任用工作条例》和《干部档案工作条例》等法律法规，制定本规定。

第二条 干部人事档案材料收集归档工作遵循真实、全面、及时、规范的原则，重点收集反映干部自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面的材料，并根据经济社会发展和组织工作的需要，不断充实完善干部人事档案的内容。

第三条 干部人事档案材料形成部门和干部人事档案管理部门，必须认真贯彻执行有关的法律、法规和组织人事等工作的政策、规定。收集归档工作受国家有关法律、法规的保护和监督。

第四条 本规定适用于各级党委、人大、政府、政协、纪委、人民法院、人民检察院和各民主党派、人民团体机关的干部人事档案材料收集归档工作。

国有企业和事业单位的干部人事档案材料收集归档工作参照本规定执行。

流动人员人事档案材料收集归档工作参照本规定执行。

第二章 归档范围

第五条 履历材料：履历表和属于履历性质的登记表等材料。

第六条 自传材料：自传和属于自传性质的材料。

第七条 报告个人有关事项的材料：领导干部个人有关事项发生变化的报告表等材料。

第八条 考察、考核、鉴定材料：考察材料；在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料；定期考核材料，年度考核登记表，援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料；工作调动、转业等鉴定材料；后备干部登记表(提拔使用后归档)等材料。

第九条 审计材料：经济责任审计结果报告。

第十条 学历学位材料：高中毕业生登记表；中专毕业生登记表；普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推免生登记表，专家推荐表；学生(学员、学籍)登记表，学习成绩表、毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明；选拔留学生审查登记表等参加出国(境)学习和中外合作办学学习的有关材料；国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等。

第十一条 培训材料：为期两个月以上的学员培训(学习、进修)登记表、考核登记表、结业登记(鉴定)表等材料。

第十二条 职业(任职)资格材料：职业资格考试合格人员登记表或职业(任职)资格证书复印件；教师资格认定申请表等材料。

第十三条 评(聘)专业技术职称(职务)材料：专业技术职务任职资格评审表、申(呈)报表，聘任专业技术职务审批表等材料。

第十四条 反映科研学术水平的材料：当选为中国科学院院士、中国工程院院士的通知；遴选博士生导师简况表；博士后工作期满登记表；被县处级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才的材料；科研工作及个人表现评定材料，业务考绩材料；创造发明、科研成果鉴定材料，著作、译著和有重大影响的论文目录。

第十五条 政审材料：上级批复、审查(复查、甄别)结论、调查报告及主要依据与证明材料；本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；撤销原审查结论的材料；各类政审表。

第十六条 更改(认定)姓名、民族、籍贯、国籍、入党入团时间、参加工作时间等材料：个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复；计算连续工龄审批材料等。

第十七条 党、团组织建设工作中形成的材料：

(一)中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书；整党......余下全文>>

五：学生会资料档案收集管理制度！

学生会档案是学生会工作必不可少的史料和凭证，为了规范档案的管理和使用，现制定以下制度：

一、 档案管理的内容： 1、 有关学生会组织规范的档案，主要包括：①学生会的工作计划、总结和重大活动方案；②学生会的请示报告，经验材料和上级下发的各种文件；③学生会的会议记录，工作纪要和工作活动大事记；④学生会与外校交流的资料；⑤学生会主办的各种简报、期刊的底稿和有保存价值的各种资料。

二、 档案的收集：　　学生会及各部门、各院系在进行工作、开展活动时、应注意上述材料的收集、整理并及时送到校学生会办公室，以便尽快存档。

三、 档案的整理：

1、 收集的零散资料必须立即进行整理、分类使之系统；

2、 档案整理的原则是：必须保持文书资料之间的历史联系，充分利用原始资料的基础，便于保管和使用；

四、 档案的管理：

1、 由档案管理员定期进行清理和检查，如有遗失或残缺应立即汇报并进行补救，对于事故的负责人视情节轻重给予处罚；

2、 借阅档案必须有证明，没有证明的一律不予借阅。借阅档案必须进行注册登记，登记时应注明借阅人姓名、地址、借阅的内容和时间等。

注：本制度解释权归化学与化学工程学院学生会

中山大学化学与化学工程学院学生会

学生会档案是学生会工作必不可少的史料和凭证，为了规范档案的管理和使用，现制定以下制度：

一、 档案管理的内容：

有关学生会组织规范的档案，主要包括：①学生会的工作计划、总结和重大活动方案；②学生会的请示报告，经验材料和上级下发的各种文件；③学生会的会议记录，工作纪要和工作活动大事记；④学生会与外校交流的资料；⑤学生会主办的各种简报、期刊的底稿和有保存价值的各种资料。

二、 紶案的收集：

学生会及各部门、各院系在进行工作、开展活动时、应注意上述材料的收集、整理并及时送到校学生会办公室，以便尽快存档。

三、 档案的整理：

1、 收集的零散资料必须立即进行整理、分类使之系统；

2、 档案整理的原则是：必须保持文书资料之间的历史联系，充分利用原始资料的基础，便于保管和使用；

四、 档案的管理：

1、 由档案管理员定期进行清理和检查，如有遗失或残缺应立即汇报并进行补救，对于事故的负责人视情节轻重给予处罚；

2、 借阅档案必须有证明，没有证明的一律不予借阅。借阅档案必须进行注册登记，登记时应注明借阅人姓名、地址、借阅的内容和时间等。

六：部门文件档案管理制度

档案管理制度

一、档案人员岗位责任制

1、努力学习政治理论和专业知识，不断提高业务技能和管理水平。忠于职守，遵守纪律，积极参加各级各类档案业务培训，并经考核取得岗位资格证书。

2、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和《湖北省档案工作条例》，贯彻执行党和国家及本系统（行业）有关档案工作的法规和规章，认真履行本单位各项档案管理规章制度。对造成档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等渎职行为的，要及时向领导报告，并根据《档案法》及有关规定，追究当事人和直接领导人的行政责任或刑事责任。

3、熟悉本单位和本系统业务工作，了解本单位各类文件材料的形成过程，掌握分类方法、归档范围和保管期限。

4、切实做好档案的收集、分类、整理、编目工作，保证档案的齐全完整，提高案卷质量，力争达到标准化、规范化的要求，逐步实现档案管理的现代化。

5、同鉴定小组其他人员一同定期对室藏档案进行鉴定，对已到保管期限的档案资料认真鉴定分析，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，造具销毁清册，写出鉴定分析报告，经领导批准后，和有关人员一起进行认真负责地销毁。

6、保持库房的整洁卫生，档案案卷排列有序。认真做好档案“八防”工作，坚持做好温湿度记录及湿度调控工作。定期检查档案保管情况，经常核对档案资料，做好记录，及时处理档案保管、保护方面的事故，保证档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命。

7、编制科学的检索工具，全面熟悉室藏情况，积极主动地提供档案资料，做好咨询服务工作和档案利用工作，严格执行保密制度，坚持做好查借阅登记和利用效果登记，注意搜集利用效果和信息反馈，编制利用效果实例和档案信息。

8、积极开发档案信息资源，利用室藏档案编写一些有价值的档案资料，以满足各项业务工作的需要。

9、做好档案的统计工作，建立统计台帐，及时、准确地向档案管理部门填报机关档案工作统计年报及其他调查统计表。

10、在做好单位内部档案管理的同时，还要对单位内部各科室和所属单位的档案工作进行监督、检查和指导。

二、档案保管制度

1、档案实行专人管理，非档案管理人员不得随便开启档案箱、橱。

2、不得利用工作之便私自摘录、擅自为他人查阅档案，不得向外传播和介绍档案、资料内容及存放位置等情况。

3、科学管理档案，档案查阅完毕，随时归还原处；档案按保管期结合年代排列存放，资料按类别排列存放。

4、档案箱、橱进行统一编号，自门口开始从左至右，自上而下编号。

5、维护档案安全，每个箱橱必须保持整洁，并放置防霉去虫剂。

6、档案人员调动工作时，应在离职前办理交接手续。

三、档案保密制度：

1、档案工作人员必须严格遵守纪律，保守秘密，不得擅自扩大档案利用范围，不得泄露档案内容。

2、严格档案借阅制度，健全手续，做到万无一失。

3、不利于保密的地方不得存放机密文件和资料。

4、不得擅自摘录、复制档案内容，不得私自将机密文件和档案带回家中和公共场所查阅。

5、不在普通电话、明码电报、通信中涉及档案机密。

四、档案移交制度：

1、档案室应按有关规定向上级档案馆移交档案。

2、应移交的档案包括文书档案、专门档案、会议档案等各门类、载体的具有永久、长期保存价值的全部档案。

3、档案移交时应将目录等检索工具及编制的组织沿革、文件汇编、参考资料等随同一起移交。

4、交接双方必须根据移交目录清点核对，并在交接文据上签字盖章。

5、档案人员调动工作时，也必须办理上述移交手续，并经分管领导繁体字认证后方可离开岗位。......余下全文>>

七：化工企业部门资料收集管理制度

公司档案材料收集管理制度

一、 为对化工企业各类档案进行系统、科学、规范、有序的管理，使公司档案在最大程度上为公司管理服务，特制定本制度。

二、 本制度所称的档案，是指本公司在日常管理过程中形成和收集的具有查考价值的各类文件、与公司有关的各种文字记录、图纸、电脑文档、软盘、光碟、图片、胶片、录相带、书籍、磁带及其它有关实物。

三、 根据来源、内容和密级的不同公司档案可分为以下类别：

1．A类文件

1）公司设立公文：公司章程等；

2）相关证件：法人年检执照正副本；组织机构代码证正副证、统计证正副本、国地税务登记证正副本、车辆登记证等；

3） 各类办公合同、协议：如房屋租赁合同、办公设备购买合同、订房协议等；

4） 上级机关对本公司的批复、指示、通知、要求；

5） 获准设立的立项报告、可行性分析、批复、批文、章程、

6）教职员工人力资源档案、劳动合同书及各类资料

7） 经营规划、经营决策、项目策划、项目可行性报告、重要会议纪要；

8） 重要会议资料、采购资料；

9） 公司财务资料；

10） 领导特别要求的各种等资料；

11） 其他要求归档的重要文件；

A类文件仅限校长和副校长和职责范围内工作人员使用或借阅。

2．B类文件

1）按内容传阅到部门的红头文件；

2）各职能部门下发传阅的有关政策、法律、法规、规定等；

3）公司内部公文（除普通、公开的通知、通告等之外）。

4）公司部门各级会议纪要。

B类文件可由部门主任或职责范围内工作人员使用或借阅。

3．C类文件

1）各类普通通知、通告等；

2）各项规章制度。

C类文件直接由职能部门在全体员工范围内传阅并执行。

以上是对公司档案的大致分类列示，但本公司档案并不仅限于此。

四、 档案的管理部门

1．条中列示的档案公司档案管理员负责妥善保管。。

2． 公司发生的档案由教务处留存原件，指定部门档案管理员负责妥善保管档案的复印件。

3．财务资料、文件由财务部根据有关规定指定档案管理员妥善保管。

4．公司档案管理员、部门档案管理员档案管理职责：

1) 教务处为公司档案的管理部门，负责公司档案的管理，并指导各部门档案管理工作的开展；各部门指定专人为部门兼职档案管理员，负责部门档案的管理。

2) 做好档案的保密、保卫工作，注意防止出现失密、失盗和失火事故。

3) 加强对档案柜的管理，杜绝潮湿、霉变和虫蛀等，以确保档案资料的完好无损。

4) 档案管理员应即时对档案进行电子归档，实现档案的电子信息化管理。

5) 档案管理员工作变动或因故离职时应将经办的文件材料、电脑密码等向继任人员交接清楚，严禁擅自带走或私自销毁。

五、 电子档案的管理

1． 档案管理员要严格执行公司电子档案的访问权限，确定有关密码，任何人不得将用户名和密码告知他人。

2． 属部门保管的电子档案由档案管理员根据档案《保密制度》进行严格管理。

3． 严防病毒，档案管理员负责每周至少对电脑进行一次杀毒，任何员工发现电脑病毒应立即杀毒，并立即通知档案管理员以及其他员工对个人电脑进行杀毒。

4． 档案管理员对“档案管理库”中的文档进行每周定期备份。

5． 权限范围以内的电子档案可由档案管理员处直接取得权限密......余下全文>>

八：有哪些档案工作制度？

档案室规章制度

档案室规章制度

一、非档案管理人员未经许可，不准擅自进入档案库房。

二、查阅档案资料时，必须履行登记手续，并在指定地点阅览，阅览完毕立即归还。

三、库房内严禁吸烟、点火、存放易燃、易爆等有害有毒物品。

四、经常检查档案资料的保存情况，如发现损坏、霉变、虫蛀，立即采取治理修复措施。

五、离开档案库房时，必须检查好门、窗，加强防范措施，妥善保管库房钥匙。六、库房应保持清洁卫生，通风干燥。

档案保管制度

一、为了充分发挥档案的利用率，组卷时必须做到材料齐全、字迹清晰，装订结实、整齐、规范、排列有序。

二、对属永久、长期保存的档案，发现有破损、褪变现象，做到反复修复，保证档案的完好性。

三、严格执行档案借阅、保密等制度，防止人为散失、泄密和损缺，确保档案的完整安全。

四、为了便于查找和利用，做好档案分门别类、系统存放、集中统一管理工作。

五、落实各项措施，切实做好档案的防潮、放火、防尘、防蛀工作。

六、档案入室和移出要有登记和统计。

立卷归挡制度

一、负责本校各类档案的收集、积累、整理、分析、保管、利用，为学校工作，提供有关信息，当好参谋。

二、按有关规定修订立卷类目及保管期限，供各科室立卷时参考，以利于有计划、有条理进行平时归卷工作。

三、档案室管理人员，要主动协助、督促各科室内勤人员完成归卷工作。

四、按国家的档案法及有关上级规定，严格把好组卷关，案卷达到标准化、规划化。

五、归档案时间定为：当年的文书档案，应在次年6月底以前完成立卷归档。

档案室管理制度

一、档案室是开发利用档案资料信息的窗口，储存档案史料的要地，无关人员不得随便进入。

二、经常检查室内、箱内的防火、防潮用品，切实做好“七防”工作。

三、档案管理人员对室内实行天天小扫除、一周大扫除制度，保持室内的整洁和档案的质量。

四、档案管理人员下班时，必须把放案卷的箱柜上锁。做到离室随手关门、关闭电源、锁好房门。

五、档案库房内严禁吸烟，杜绝明火入室，确保档案室的安全。

档案利用制度

一、凡查阅档案，必须办理借阅登记手续，阅后直接面还保管人员。

二、外单位借阅档案，一律凭单位介绍信并办理登记手续，在档案室查阅，不得借出室外。

三、非党员不得查阅有关党内档案。

四、查阅档案资料时，不准在档案资料上划线、圈注、涂改、污损、拆页和拆卷。

五、摘抄的材料须用公文稿纸，不得摘在个人笔记本内。

六、档案材料原则上不借出室外，如特殊需要，经有关领导批准，方可借阅，但时间不得超过一星期

九：文件档案管理制度

转载以下资料供参考

文件档案管理制度

为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。

一、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。

二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。

三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。

四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进行管理。

五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。

六、文件资料档案的保管、查阅。

1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

2、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。

七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司分管领导批准后，方可查阅；公司所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案，公司档案管理员都必须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。

八、对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。

十：档案管理员如何整理资料

档案管理制度

一、 为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。二、 归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。三、 公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。四、 档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。五、 资料的收集与整理1. 公司的归档资料实行"季度归档"及"年度归档"制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。2. 在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。3. 凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。4. 各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。5. 档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。六、 资料的分类与归档1. 公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。2. 公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。七、 档案的借阅1. 总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。2. 因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。3. 公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。4. 档案借阅者必须做到：① 爱护档案，保持整洁，严禁涂改。② 注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。八、 档案的销毁1. 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。2. 当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。3. 凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。4. 经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。