档案收集归档制度

一：怎样做好档案的收集和归档

赵显瑞　　档案的收集和归档是档案管理工作的前提和基础。因此，必须重视并做好这项工作，这是管好用好档案的第一步。　　一、档案收集要坚持“宁多勿漏”原则。档案是来源于各项活动的原始记录，它真实再现了各项活动的过程和结果。档案的价值是由档案本身的属性和社会对档案的需求两个方面决定的，其外在表现就是它的有用性，对经济社会发展，对各项工作活动，起着重要的依据和参考作用。在档案材料收集过程中，我们始终围绕一个“用”字，按照文书归档范围，凡是认为有用的材料，不论其用处大小，都收集起来。　　二、提高服务质量，促进档案材料的归集。不少同志把开会带回来的文件材料据为己有，占为己用，是图以后自己使用起来方便。针对这种情况，我们便改善服务质量，提高服务水平，以优质快捷的服务赢得他们，使他们自觉自愿地把自己拥有的文件材料拿出来交给档案室。一是对来查档案的人热情接待，有时他们只提供查阅内容，具体文号、年份、作者不清楚，我们不怕麻烦，就从最近年份开始，一年一年挨个查，直至查全查清楚为止。如市劳保处为企业离休干部适当增加待遇以使他们与机关事业单位的同类人员待遇持平，准备向市委老干部局提出实施意见，需要查阅1985年以来的有关增资文件。我们按照查阅单找到后，每份文件各复印一份给他们，为他们提供了政策依据。二是提供多种形式的服务，如我们开展“电话查档”，查档人不必到档案室来，只要在电话中说明要查的文件材料，我们查清以后“电话答复”。因此，他们都主动把文件材料送到档案室，用他们自己的话说，放在档案室比放在自己手中查找方便、及时。　　三、健全制度，防止文件材料的散失。在工作中，我们通过健全和完善档案管理制度，有效防止了文件材料的散失。一是严格岗位管理。二是实行文件呈阅登记制度，就是文件材料送往何部门、何人，都有签收，文件收回时注销。同时，为缩短文件材料的传阅过程，档案室要及时催还。（作者单位：市人力资源和社会保障局）

二：怎样做好档案的收集和归档

赵显瑞　　档案的收集和归档是档案管理工作的前提和基础。因此，必须重视并做好这项工作，这是管好用好档案的第一步。　　一、档案收集要坚持“宁多勿漏”原则。档案是来源于各项活动的原始记录，它真实再现了各项活动的过程和结果。档案的价值是由档案本身的属性和社会对档案的需求两个方面决定的，其外在表现就是它的有用性，对经济社会发展，对各项工作活动，起着重要的依据和参考作用。在档案材料收集过程中，我们始终围绕一个“用”字，按照文书归档范围，凡是认为有用的材料，不论其用处大小，都收集起来。　　二、提高服务质量，促进档案材料的归集。不少同志把开会带回来的文件材料据为己有，占为己用，是图以后自己使用起来方便。针对这种情况，我们便改善服务质量，提高服务水平，以优质快捷的服务赢得他们，使他们自觉自愿地把自己拥有的文件材料拿出来交给档案室。一是对来查档案的人热情接待，有时他们只提供查阅内容，具体文号、年份、作者不清楚，我们不怕麻烦，就从最近年份开始，一年一年挨个查，直至查全查清楚为止。如市劳保处为企业离休干部适当增加待遇以使他们与机关事业单位的同类人员待遇持平，准备向市委老干部局提出实施意见，需要查阅1985年以来的有关增资文件。我们按照查阅单找到后，每份文件各复印一份给他们，为他们提供了政策依据。二是提供多种形式的服务，如我们开展“电话查档”，查档人不必到档案室来，只要在电话中说明要查的文件材料，我们查清以后“电话答复”。因此，他们都主动把文件材料送到档案室，用他们自己的话说，放在档案室比放在自己手中查找方便、及时。　　三、健全制度，防止文件材料的散失。在工作中，我们通过健全和完善档案管理制度，有效防止了文件材料的散失。一是严格岗位管理。二是实行文件呈阅登记制度，就是文件材料送往何部门、何人，都有签收，文件收回时注销。同时，为缩短文件材料的传阅过程，档案室要及时催还。（作者单位：市人力资源和社会保障局）

三：档案收集的收集制度

一、档案收集包括档案的接收、征集以及网络数据采集等方式。 二、档案材料收集范围：凡是对全区各项事业发展有参考利用价值的各类原始材料都属于档案收集范围。三、任何个人都不得以任何理由拒绝向区档案馆归档移交有价值的档案材料。四、档案材料收集应该形成定期送交制度和联系催要制度。（一）定期送交制度。形成档案材料的各职能部门，应在文件材材料办理完毕的第二年，按照区档案馆所要求的归档时间、归档质量的要求，归档移交到区档案馆。（二）联系催要制度。区档案馆工作人员应经常了解和掌握形成档案材料的信息，及时向形成材料的部门催收应归档的材料。五、收集材料的要求。（一）收集进档案室的材料必须是办理完毕的原始材料（原件），要完整齐全、真实、文字清楚。（二）不符合归档要求的档案材料，档案馆将责成档案材料形成的相关职能部门按要求完成。1．载体纸张要求。归档材料统一使用A4（80G）规格的办公用纸（专业特殊要求的除外）。2．载体字迹要求。只能用炭素墨水、蓝黑、黑色墨水书写。禁止使用纯蓝、红色墨水、圆珠笔、铅笔书写。3．现代化设备形成的材料要求。禁止色带打印、墨水打印材料归档；禁止传真形成材料归档。（三）材料必须齐全、完整。1．各部门完成的当年工作职责应该有相应材料佐证。包括录音、录像、照片、幻灯片、图片、表格及文字材料。2．整件事情形成的成套材料必须配齐，保持文件材料之间的逻辑联系。

四：如何做好新规定的人事档案收集归档工作

将分散在相关部门和个人手中的人事档案材料有组织、有计划地收集起来,实行集中统一管理的工作。收集归档工作是干部人事管理部门取得和积累档案材料的手段,是开展干部人事档案各项管理工作的起点和基础。档案材料收集归档工作的效果,直接影响干部人事档案保管、开发和利用。

五：档案管理制度

档案管理制度

一、 总则

集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范集团档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

1、凡集团总部各部门、各分子公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向集团行政人事部提交备份，从而保证集团行政部作为集团档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性。

2、集团总部行政人事部负责集团档案管理、文书立卷的工作，并对各分子公司档案管理工作进行监督、指导。各分子公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。

二、归档范围

1、凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围。

2、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料

3、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料；

4、资金借贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银企联系函件等）

5、政府、项目批文、合同；

6、公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）；

7、工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸；

8、各分子公司及集团总部各部门年度工作计划及资金计划；

9、公司签定的各类合同（含商品房买卖合同）；

10、公司有效证照、证件、印章；

11、具有法律效力及保存价值的文件；

12、公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；

13、员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等；

14、集团、各分子公司获得的社会荣誉资料；

15、其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。

三、立卷归档要求

1、集团行政人事部应即时做好档案归档分类保管；各分子公司应在每季度最后一天以前将上季度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向集团行政人事部提交备份。

2、集团各部门应及时向行政人事部移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续；各分子必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。

3、各分子公司向集团行政人事部提交备份档案时，要严格履行移交手续，按文件材料分类造册，随移交备份档案提供两联清单，注明移交人，待总部行政人事部专人签收后各留存一联清单备查。

4、归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：

（1）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

（2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一立卷。

（3）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；

（4）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表......余下全文>>

六：档案管理具体流程

一、 目的：为加强和规范公司档案管理，建立起良好的档案运行管理制度，提高档案利用效率及品质。

二、 档案整理：

编 码：由综合部统一编码。（见附件一）

备 注：如遇有新增文件或遗漏文件，各个部门需及时进行预先的统计与整理，最后汇总到综合部

门进行统一的编码。

整理方法：由综合部整理出‘范本’，各部门则按‘范本’对各自部门的文件进行整理。（见附件一）

备 注：如在整理的方法上有更好的建议，请及时联络综合部门进行修正。

档案归档：（1）、原则上每一项工作一结束，就需将所有的相关资料送至档案室进行归档。

（2）、对于正在进行的各项工作所涉及的文件，各部门应作好‘预先归档’工作，整理方法

与‘范本’雷同。

外来文件的收发：由档案室进行统一接收，并作好登记、存档，再分发到各个职能部门，各部门在接收到资料时也应作好相应的登记与归档。

备 注：原则上档案室均保留原稿，如有特殊情况需保留复印件需在‘文件收发记录表’（见附件三）上的备注栏上注明。

档案资料的发行：如因工作上的需要，有些部门需备有相关档案资料，此时应填写‘档案资料发行申请表’（如附件四）并经核准后再由档案室统一发行。

备 注：（1）、当有新的档案资料时，档案室应及时进行更新、回收、发行等工作。

（2）、各种发行档案资料需盖有‘档案发行章’才能生效，严禁私自对各种发行的档案进行复印。

印章管理：闽泰、泰尔隆、博泰三个档案专用章，并各分设‘受付’、‘发行’、‘作废’三枚印章盖在文件背面，执照等证件除外）。

（1）所有的档案资料需盖有‘受付’章 ------ 红色

（2）发行的档案资料需盖有‘发行’章 ------- 兰色

（3）对于过期或失效的档案应改有‘作废’章------- 兰色

（4）档案的‘受付’、‘发行’、‘作废’应做相关的履历（如附件五）。

档案的使用审批程序：（书籍、技术资料手册、宣传资料除外）

（1） 查阅：在档案室现场查阅，不得带离。

A：查阅本部门档案：查阅人填申请表 → 部门负责人审批

B：查阅非部门档案：

① B级档案查阅：填申请表 → 部门负责人审批 → 档案相关部门的负责人审批

② A级档案查阅：填申请表 → 部门负责人审批 → 档案相关部 门的负责人审批 → 公司负责人审批（副总→总经理）

（注：证件、合同等关系到公司运营等相关证件需经总经理审批，其余只需副总审批即可）

（2） 借阅：只限于B级档案。

A：程序：填申请表 → 部门负责人审批

B：时间：三天，如续借则需再次填写申请表。

（3） 复印、摘抄：

A：程序：填申请表 → 部门负责人审批 → 公司负责人审批

（4） 郸注：A级档案即机密档案；B级档案即是A级档案除外的普通档案。

（5） “档案使用申请表”详见附件六。

书籍、技术资料、宣传资料的使用程序的

（1） 借阅：只需在登记表上（如附件七）作相关的登记。

（2） 领用：只限于宣传资料，但也需在‘宣传资料领用登记表’上登记（如附件八）。

备注：在统计过程中发现各部门均有合同、标书、到货、代理、授权、协议等清单复印件，此资料的整理方法待原件全部整理完毕后，再进行统一的收集、整理、发行。...余下全文>>

七：档案收集工作的要求有哪些?

档案收集工作的要求档案收集工作的基本要求是加强档案馆(室)外业务工作的调查与指导，保证归档和接收进馆档案的齐全完整，维护全宗和全宗群的不可分散性，实现人馆(室)档案的标准化(一)加强档案馆(室)外业务工作的调查与指导收集工作是要解决档案的分散形成与集中管理的矛盾，这就要求在收集工作中必须重视馆(室)外档案业务工作的调查，掌握收进档案馆(室)的档案的形成、流动、管理、使用等方面的信息，以便科学地安排和指导各有关单位或部门的档案移交工作。基层档案室必须注意研究和掌握本单位档案的形成规律和特点，严格执行归档制度。各级各类档案馆应当从本馆的性质与职责出发，对有关国家机构、社会组织和个人的职能、任务及形成档案的内容、种类、保存价值、数量、整理、保管等情况进行调查研究，科学确定应移交档案的范围、时间和数量。各级档案馆在接收档案前，应当对确定进馆的单位进行档案基本情况的调查与分析，协同档案行政管理部门制订相应的办法，对有关单位的档案工作进行监督、指导与检查，提高组卷与初步鉴定的质量，做好归档与进馆的各项准备工作档案馆接收档案进馆，应当根据档案的形成规律和档案发挥作用的规律，处理好从文件材料形成到归档、从档案室到档案馆的档案流程周期。既要防止急于丰富馆藏，把档案形成机关尚在经常使用的档案过早地接收进档案馆，给机关工作带来不便;又要防止个别单位把需要移交的档案当做私有财产或“小家底”不愿移交。同时，档案馆要避免把应该接收进馆的档案“拒之门外”，使档案长期分散保存在形成单位甚至遭受损失。所以，在收集工作中应当妥善处理好局部与整体、当前与长远的关系，做到既有利于保护国家的历史文化财富又方便社会各方面的利用(二)保证归档和接收进馆档案的齐全完整保证档案在归档和接收进馆时的齐全完整是贯穿收集工作始终的基本要求。所谓档案的齐全完整，就一个单位而言，是指归档的文件材料能够系统地、真实地反映本单位的工作面貌看悔一年度归档的文件材料，就能了解这个单位该年度的基本工作情况，看全部档案就能知道这个单位的整个历史;就一个档案馆而言，是指儿属本馆接收范围的所有撤销和现行的立档单位所形成的具有长久保存价值的档案，能够全部接收进馆。但是，由于各种门类和载体档案材料的形成情况较为复杂，运动周期较长，要使分散形成的档案材料转化为完整系统的档案，该归档的都归档，该进馆的都进馆，应当靠完善的规章制度加以约束。因此，应当强化档案专〔兼)积人员的档案意识，提高文书和档案人员的素质，建立正常的档案工作秩序。每个单位除了认真执行国家关于各门类和载体档案归档的规定外，应当结合本单位的情况，制定更具体、更完善的归档制度，使归档范围更合理、归档办法和要求更明确，更有利于基层档案人员操作。机关的归档工作应纳人业务部门的职责范围，在建立岗位责任制或其他制度时，应当把归档工作作为其中的一项内容切实保证档案的齐全完整。在鉴定制度中应当要求单位的业务部门和档案部门对收集到的档案材料必须严格按照鉴定原则和档案保管期限表的规定，结合本单位的实际进行鉴定，准确地挑选归档文件并确定其保管期限，使反映本机关重要实践活动和重要事件的材料都能归档。档案馆在接收档案时，除了解进馆档案的质量外，还应对未进馆档案的基本情况有所了解，及时发现和纠正因档案保管期限划分不准而造成应进馆而未进馆的问题(三)维护全宗和全宗群的不可分散性全宗是一个单位档案的整体。一个机关的各项工作活动不是孤立进行的，相互之间有着密切的联系。在工作中形成的文件材料，无论从来源、内容、形式、时间等方面都存在着固有的联系，是一个不可分割的......余下全文>>

八：档案管理制度应包含什么？

档案管理制度为了建立健全公司的档案工作，加强对公司档案的科学管理，有效地保护和利用档案。

一． 公司的档案范围1． 企业行政文书档案。包括法规性文件；各种合同及协议书；会议文件；

、规划和

；有关干部的任免、奖励和处分、调配人事材料；

、人事档案等。2． 企业管理档案。包括企业生产经营计划、各种指标类定额类文件、企业管理方面的各种市场信息、劳动工资档案，固定资产及办公用品名册，产品质量、用户档案等。3． 企业技术档案。包括技术研究档案、产品档案等。4．

档案。包括

档案、会计帐簿档案、

档案等。5． 企业业务档案。包括与客户的往来函件（含传真、电子邮件等）、商务报告、贸易单据等。6． 企业声像档案。包括照片、录音、录像档案等。

二、公司档案管理体制1． 公司档案管理机构：行政部统一管理公司各类档案（

除外）。2． 公司指定专人分管公司档案工作，保管人必须维护档案的完整与安全，并接受必要的培训。三、立卷归档制度1．档案的收集：收集工作是建立在归档制度上的。各业务部门将办理完毕的文件材料，经过挑选，立卷，定期移交各档案室集中保存。2．归档范围：凡是本单位具有考查利用价值的文件材料。包括包括与客户的往来函件（含传真、电子邮件等）、商务报告、贸易单据，以及工作日记、照片等各种形式、载体的文件。3．归档时间：办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档：3．1．按年形成的文件，第二年上半年归档。3．2．凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。3．3．凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。3．4．工程项目，科研课题，鉴定，

后，三个月内归档。4．归档要求4．1．材料完整齐全。4．2．系统、条理、保持有机联系。凡是归档文件材料，均要按其不同特征组卷，尽量保持它的内在联系，区分它们不同的保存价值。文件分类准确、立卷合理。4．3．立卷时，要求将文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复等统一立卷，不得分散。4．4．在进行卷内文件排列时，要合理安排文件的先后秩序，按时间先后排列。对于同一事情的同一文件，应统一规定进行，比如：正件与附件，应正件在前，附件在后等。4．5．由档案部门对业务部门加以指导，协助业务部门共同做好旧档的组织工作。办理移交手续，双方在移交清册签字。5．部门归档要求5．1．编制立卷项目，将办理完毕的文件按有关条款归入卷内，便于次年立卷。5．2．文件按时间顺序排列，最近的在最上面。5．3．一个客户一个立卷，一个档案盒。5．4．贸易档案与往来函件分开放，贸易档案分笔次按各自的发票流水号放在文件袋里。5．5．定时交档案室：文件量少的，一年交一次，次年上半年收集。文件量大的，一年交两次，次年上半年和下半年各一次。6．档案室在收到业务部门的归档和各类文件后进行分流排列编日，作进一步的整理和局部调整等。7．记录档案文件材料须用碳素笔写。在无特殊情况下，须用A4纸。四、档案管理工作1．档案的管理：区分全宗，正确立档单位；分类，依据档案、来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别；案卷排列并编制案卷目录。2．档案保管：

专用文件库保存档案。3．档案的鉴定：从档案的内容、来源、时间、可靠程序、名称鉴别、档案价值，确定各类档案的保管期限，编制成表。4．档案的销毁编制销毁清册；办理销毁手续，经总经理批准，方能销毁；销毁要有二人以上监销，并在清册上签字。五、档案利用工作1．凡需调阅档案，均须填写档案借阅单，依据借阅权限和档案

，经各级领导签批后方能借阅。借阅档案应在“档案借阅登记簿”上登记，注明借阅档案的名称、

、借阅方式、数量、期限。2．档案利用方......余下全文>>

九：档案收集工作的要求有哪些?求答案

档案收集工作的要求

档案收集工作的基本要求是加强档案馆(室)外业务工作的调查与指导，保证归档和接收进馆档案的齐全完整，维护全宗和全宗群的不可分散性，实现人馆(室)档案的标准化

(一)加强档案馆(室)外业务工作的调查与指导

收集工作是要解决档案的分散形成与集中管理的矛盾，这就要求在收集工作中必须重视馆(室)外档案业务工作的调查，掌握收进档案馆(室)的档案的形成、流动、管理、使用等方面的信息，以便科学地安排和指导各有关单位或部门的档案移交工作。基层档案室必须注意研究和掌握本单位档案的形成规律和特点，严格执行归档制度。各级各类档案馆应当从本馆的性质与职责出发，对有关国家机构、社会组织和个人的职能、任务及形成档案的内容、种类、保存价值、数量、整理、保管等情况进行调查研究，科学确定应移交档案的范围、时间和数量。各级档案馆在接收档案前，应当对确定进馆的单位进行档案基本情况的调查与分析，协同档案行政管理部门制订相应的办法，对有关单位的档案工作进行监督、指导与检查，提高组卷与初步鉴定的质量，做好归档与进馆的各项准备工作

档案馆接收档案进馆，应当根据档案的形成规律和档案发挥作用的规律，处理好从文件材料形成到归档、从档案室到档案馆的档案流程周期。既要防止急于丰富馆藏，把档案形成机关尚在经常使用的档案过早地接收进档案馆，给机关工作带来不便;又要防止个别单位把需要移交的档案当做私有财产或“小家底”不愿移交。同时，档案馆要避免把应该接收进馆的档案“拒之门外”，使档案长期分散保存在形成单位甚至遭受损失。所以，在收集工作中应当妥善处理好局部与整体、当前与长远的关系，做到既有利于保护国家的历史文化财富又方便社会各方面的利用

(二)保证归档和接收进馆档案的齐全完整

保证档案在归档和接收进馆时的齐全完整是贯穿收集工作始终的基本要求。所谓档案的齐全完整，就一个单位而言，是指归档的文件材料能够系统地、真实地反映本单位的工作面貌看悔一年度归档的文件材料，就能了解这个单位该年度的基本工作情况，看全部档案就能知道这个单位的整个历史;就一个档案馆而言，是指儿属本馆接收范围的所有撤销和现行的立档单位所形成的具有长久保存价值的档案，能够全部接收进馆。但是，由于各种门类和载体档案材料的形成情况较为复杂，运动周期较长，要使分散形成的档案材料转化为完整系统的档案，该归档的都归档，该进馆的都进馆，应当靠完善的规章制度加以约束。因此，应当强化档案专〔兼)积人员的档案意识，提高文书和档案人员的素质，建立正常的档案工作秩序。每个单位除了认真执行国家关于各门类和载体档案归档的规定外，应当结合本单位的情况，制定更具体、更完善的归档制度，使归档范围更合理、归档办法和要求更明确，更有利于基层档案人员操作。机关的归档工作应纳人业务部门的职责范围，在建立岗位责任制或其他制度时，应当把归档工作作为其中的一项内容切实保证档案的齐全完整。在鉴定制度中应当要求单位的业务部门和档案部门对收集到的档案材料必须严格按照鉴定原则和档案保管

期限表的规定，结合本单位的实际进行鉴定，准确地挑选归档文件并确定其保管期限，使反映本机关重要实践活动和重要事件的材料都能归档。档案馆在接收档案时，除了解进馆档案的质量外，还应对未进馆档案的基本情况有所了解，及时发现和纠正因档案保管期限划分不准而造成应进馆而未进馆的问题

(三)维护全宗和全宗群的不可分散性

全宗是一个单位档案的整体。一个机关的各项工作活动不是孤立进行的，相互之间有着密切的联系。在工作中形成的文件材料，无论从来源、内容、形式、时间等方面都存在着固有的联系，是一个不可分割的......余下全文>>

十：政府档案管理规定

政府档案管理制度

档案管理制度

为加强办公室档案工作，全面提高办公室档案管理水平，以更好地为办公室各项工作服务，特制订本制度。

一、档案管理体制和职责范围

1.档案管理体制

(1)办公室的档案管理按分级管理的方法进行，在办公室主任的领导下，由分管副主任、机要档案室、各科室组成档案管理网络。

(2)办公室建立科学的档案管理网络，各科室须明确相对稳定的兼职档案人员。业务上接受档案室的指导。

(3)档案室成员应努力提高学识水平和工作能力。 2.职责范围

(1)机要档案室是办公室负责档案管理的专门科室，职责与权限按照办公室档案工作岗位职责执行。

(2)办公室由分管副主任具体负责档案工作，机要档案室必须定期向分管副主任汇报工作。 (3)各科室要做好文件材料的形成、积累、归档工作，确保归档文件的完整、准确。 二、归档制度

1.归档范围的保管期限

(1)办公室办理完毕的具有保存价值的各种文件材料，包括政府常务会议纪要、县长专题办公会议纪要、政府工作简报、政务信息、大事记等文件材料及牌匾等实物档案，均属归档范围。

(2)办公室档案的保管期限的种类分为永久和定期，定期分长期（三十年）和短期（十年）两种；会计档案保管期限的种类也分为永久和定期，定期有暂存、十五年和二十五年。 (3)凡对办公室有长远保存利用价值的档案列为永久，对在一定时间范围内有利用价值的档案列为长期和短期。

2.归档时间

实行年度归档制度：办公室在工作中形成的政府常务会议纪要、县长专题办公会议纪要、政府工作简报、大事记、政务信息一律在次年第一季度内，由相关科室负责人审定后，向机要档案室移交。 3.归档要求

(1)归档的文件必须系统、齐全、完整。

(2)归档的文件必须准确地反映办公室活动的真实情况和历史过程。 (3)归档的文件材料必须纸质优良、字迹耐久、书写工整清晰。 (4)各科室要把归档文件材料，经整理后向机要档案室移交。

4.归档手续

(1)凡属移交档案室的文件均应按照要求进行收集、整理、移交档案一律移交原件。 (2)向机要档案室移交时，必须做好交接手续。

三、档案的利用

1.档案信息工作重点服务于办公室的各项工作。

2.非办公室人员或其他单位查阅档案时，需经领导同意方可查阅。并不得擅自扩大查阅范围。

3.查阅密级文件必须经本单位领导批准，密级文件不得擅自复印。

4.阅档人员必须爱护档案，不得损坏污秽，不准在档案上涂改、圈划、批注；不准剪裁档案。

四、档案保管制度

1、机要档案室实行专人管理，确保档案完整与安全。

2、档案室应该保持整洁、并配备防盗、防火、防高温、防霉、防潮、防虫等设施。

3、档案室严禁吸烟，不存放与档案无关的物品，档案室周围严禁存放易燃易爆物品。

五、档案保密制度

1、档案人员要严格遵守党和国家的保密制度，认真做好档案保密工作。

2、查阅密级文件必须经本单位领导批准，密级文件不得擅自复印。

3、查阅机要文件、会议记录等档案，须经本单位领导批准，不得擅自扩大查阅范围。

4、凡案卷内容涉及保密问题的，一律不得外借和泄密。

六、档案鉴定销毁制度

1、档案鉴定必须有组织、有领导按规定进行，不准由个人随意鉴定、销毁。

2、销毁失去保存价值的档案，必须严格审批手续，未经批准，不得销毁。

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