档案的利用

一：浅谈如何做好档案提供利用工作

摘　要：本文从提高认识，加强宣传，是做好档案提供利用工作的前提入手，随后总结论述了固本强基，加强档案基础工作，是做好档案提供利用工作的关键，最后就加强学习，健全制度，实现档案管理现代化，是做好档案利用工作的根本途径做了深入的探索研究。

关键词：做好; 档案; 提高; 利用

搞好档案提供利用，让其发挥应有作用，是做好档案工作的根本目的和中心任务，是档案工作赖以存在和发展的基础。现结合多年从事档案管理工作的实际，就如何搞好档案提供利用工作谈几点看法。 　　一、提高认识，加强宣传，是做好档案提供利用工作的前提 　　（一）强化社会档案意识。档案工作涉及社会的各个方面，联系千家万户。因此，就需要我们通过多种形式，宣传档案工作的重要性，宣传以《档案法》为主的档案法律法规，使广大干部群众理解、关心、重视和支持档案工作，在工作中自觉养成遵照档案法律法规要求收集、整理、保管和使用档案的良好习惯。 　　（二）提高档案管理人员的认识。档案人员首先要牢固树立从事档案工作的光荣感、自豪感，进一步增强做好这项工作的使命感和责任感。只有热爱档案工作，献身档案事业，端正服务态度，完善服务措施，才能变被动为主动，把工作做好，为利用者提供优质高效的服务。 　　（三）转变利用者对档案利用工作的看法。由于过去档案采取封闭或半封闭式的管理方式，使一部分人对档案广泛的社会性和丰富的内容不甚了解，甚至认为档案是“保密禁地”，不敢或不愿涉足，这些误解在一定程度上影响了档案的利用效率。随着《档案法》等法律法规的颁布实施和人们对档案工作重要性认识的提高，查阅档案的人员越来越多，档案工作已越来越成为整个社会事业中不可缺少的一部分，档案作用的重要性是难以替代的，已逐渐成为人们的共识。 　　二、固本强基，加强档案基础工作，是做好档案提供利用工作的关键 　　（一）加强档案收集整理工作，力争档案的门类、载体齐全完整。只有掌握丰富、齐全、完整的原始资料，才能形成高质量的档案，才能在提供利用上掌握主动权。反之，档案的利用工作便失去了物质保障。为保证档案的齐全完整，就需要加强档案征集工作，确保档案原始资料齐全。同时把好接收关，特别注意接收一些有科研价值的专业档案。 　　（二）加大对档案的审查、编排力度。随着档案现代化管理力度的不断加强，需要我们对接收的各类档案进行重新编排。由于许多接收的档案或多或少地存在案卷号混乱、与卷号不相符，或者页码不齐全、装订不齐全、卷内文件目录未编写等问题，因此，在接收时应严格审查，加大编排力度，及时解决存在的各种问题。 　　（三）完善档案检索工具。能否及时准确地提供档案，为利用者服务，在很大程度上取决于有无完备的检索工具。针对这一情况，我们在原有的案卷目录、全引目录的基础上编制了文号索引、专题目录、基础数字汇编等检索工具，既为查档者提供了快捷的服务，又进一步提高了档案利用的工作效率。 　　三、加强学习，健全制度，实现档案管理现代化，是做好档案利用工作的根本途径 　　（一）加强对档案人员的学习培训。随着档案业务范围的不断拓宽和现代化管理设备的逐步使用，对档案管理工作的主体档案人员提出了新的更高的要求。只有充分利用各种形式，抓好档案干部职工的政治、业务和科学技术的学习培训，不断提高“两个素质”和管理水平，才能充分发挥档案的作用，提供及时、准确、周到的服务。 　　（二）建立健全档案工作各项规章制度。《档案法》第十条明确规定：“各级各类档案馆、机关、团体、企事业单位和其它组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；配备必要的设施，确保档案的安全；采用......余下全文>>

二：档案管理具体流程

一、 目的：为加强和规范公司档案管理，建立起良好的档案运行管理制度，提高档案利用效率及品质。

二、 档案整理：

编 码：由综合部统一编码。（见附件一）

备 注：如遇有新增文件或遗漏文件，各个部门需及时进行预先的统计与整理，最后汇总到综合部

门进行统一的编码。

整理方法：由综合部整理出‘范本’，各部门则按‘范本’对各自部门的文件进行整理。（见附件一）

备 注：如在整理的方法上有更好的建议，请及时联络综合部门进行修正。

档案归档：（1）、原则上每一项工作一结束，就需将所有的相关资料送至档案室进行归档。

（2）、对于正在进行的各项工作所涉及的文件，各部门应作好‘预先归档’工作，整理方法

与‘范本’雷同。

外来文件的收发：由档案室进行统一接收，并作好登记、存档，再分发到各个职能部门，各部门在接收到资料时也应作好相应的登记与归档。

备 注：原则上档案室均保留原稿，如有特殊情况需保留复印件需在‘文件收发记录表’（见附件三）上的备注栏上注明。

档案资料的发行：如因工作上的需要，有些部门需备有相关档案资料，此时应填写‘档案资料发行申请表’（如附件四）并经核准后再由档案室统一发行。

备 注：（1）、当有新的档案资料时，档案室应及时进行更新、回收、发行等工作。

（2）、各种发行档案资料需盖有‘档案发行章’才能生效，严禁私自对各种发行的档案进行复印。

印章管理：闽泰、泰尔隆、博泰三个档案专用章，并各分设‘受付’、‘发行’、‘作废’三枚印章盖在文件背面，执照等证件除外）。

（1）所有的档案资料需盖有‘受付’章 ------ 红色

（2）发行的档案资料需盖有‘发行’章 ------- 兰色

（3）对于过期或失效的档案应改有‘作废’章------- 兰色

（4）档案的‘受付’、‘发行’、‘作废’应做相关的履历（如附件五）。

档案的使用审批程序：（书籍、技术资料手册、宣传资料除外）

（1） 查阅：在档案室现场查阅，不得带离。

A：查阅本部门档案：查阅人填申请表 → 部门负责人审批

B：查阅非部门档案：

① B级档案查阅：填申请表 → 部门负责人审批 → 档案相关部门的负责人审批

② A级档案查阅：填申请表 → 部门负责人审批 → 档案相关部 门的负责人审批 → 公司负责人审批（副总→总经理）

（注：证件、合同等关系到公司运营等相关证件需经总经理审批，其余只需副总审批即可）

（2） 借阅：只限于B级档案。

A：程序：填申请表 → 部门负责人审批

B：时间：三天，如续借则需再次填写申请表。

（3） 复印、摘抄：

A：程序：填申请表 → 部门负责人审批 → 公司负责人审批

（4） 郸注：A级档案即机密档案；B级档案即是A级档案除外的普通档案。

（5） “档案使用申请表”详见附件六。

书籍、技术资料、宣传资料的使用程序的

（1） 借阅：只需在登记表上（如附件七）作相关的登记。

（2） 领用：只限于宣传资料，但也需在‘宣传资料领用登记表’上登记（如附件八）。

备注：在统计过程中发现各部门均有合同、标书、到货、代理、授权、协议等清单复印件，此资料的整理方法待原件全部整理完毕后，再进行统一的收集、整理、发行。...余下全文>>

三：档案信息开发利用的方式有哪些?

1、应用现代化技术，建立信息网络

档案部门作为档案信息汇集、交流的中心，应该跟上社会科学技术发展的步伐，多渠道争取资金，积极引进计算机、缩微技术等现代化设备和技术手段，提高对档案信息的存储、处理、检索能力，从而提高档案信息资源开发利用工作的效率。档案部门可以通过建立档案信息网络，打破馆藏档案的地域性、封闭性，使档案信息资源成为一个统一的、开放的信息资源系统，真正达到档案信息资源的共享。

2.开发室藏资源，提高利用效率

开发档案信息要有针对性。档案部门开发档案信息资源必须首先了解社会的需求，要紧紧围绕服务对象的发展规划和工作重点进行选题，做到有的放矢。

加强档案的编研工作。随着科学技术的高速发展，利用者需要档案部门快速、高效地提供多层次的档案信息。这就要求档案部门不仅向利用者提供原始档案，还要根据利用者和社会的需求，提供一次加工、二次加工、多次深加工等不同层次的档案信息。

建立完善的检索体系，最大限度地揭示档案信息。档案检索工具是记录、报道和查找馆藏档案的手段，是管理档案和提供利用必不可少的工具。它是充分揭示馆藏内容，迅速、准确地提供档案和检索档案的主要途径。档案部门只有编制出系统、实用、多角度、多功能的档案检索工具，才能缩短档案检索时间，提高档案的查全率、查准率。

3、加强档案编研工作，提高编研质量

档案编研工作可以把档案承载的信息从静态转化为动态，由传统的服务转化为提供综合档案信息的高层次服务，通过档案信息的采集、分析、加工、整序、综合制成档案信息半成品，向社会提供报务，使利用者直获得信息，缩短收集信息的时间，提高工作效率，推进企业各项工作的发展，它是提供档案信息为社会报务的重要方式，是开发档案信息资源的主要手段。加大编研工作力度，提高档案编研水平，确立编研工作的中心地位，是促进档案信息资源开发利用的必然所在。

档案编研质量对深层次开发利用档案信息资源有着重要决定作用，加强编研工作，档案工作者必须参与社会活动以，了解利用者档案需求，从中确定带有普遍性需求的编研题目，进行有较强的针对性和实用价值的编研。下真功夫编写出一些时时效性、特色性、专业性、实用性较强的档案信息资料的编研成果，确保编制出适合企业和社会需求的编研成果，提高档案编研成品的质量，使档案信息增值，最大限度地满足企业和各级领导决策以及广大档案利用者的信息需求。

4、强化服务职能，提高服务质量

为了全面开发档案信息资源，档案部门应运用各种服务方式，变被动服务为主动服务，最大限度地满足利用者的需求。在服务态度上做到热情主动、细致周到，善于与利用者沟通，了解利用者的需求。在服务内容上做到紧跟社会形势，了解社会需求，及时地、有针对性地开发档案资源，提供社会急需的高质量档案信息。在服务形式上做到上门服务、档案信息上网等多种形式并用。

5.实行有偿服务，调动档案信息开发利用工作人员的积极性

档案信息开发利用工作是一项投入多、周期长、见效慢、效益大的工作。每一项档案信息开发成果都凝结着档案人员的辛勤劳动。档案机构作为社会公益机构，一直靠国家有限的投入开展工作。档叮经费的缺乏，抑制了档案人员的工作积极性，直接影响着档案信息资源的开发利用。因此，档案信息资源的开发利用应与其创造的经济效益挂钩，按一定比例收取费用，增加经费投入，促使其健康发展，走以档案养档案的路子，使档案信息开发工作形成良性循环。

6.加强对档案的宣传、提高全社会开发利用档案信息资源的意识。

档案信息资源的开发利用需要企业各级各部门的积极支持和参与，才能促进工作的开展。这就需要通过开展多种形式、多种渠道的档案宣传。......余下全文>>

四：《中华人民共和国档案法》所称档案的利用，是指对档案的阅览，什么和摘录

您好！《中华人民共和国档案法》所称档案的利用，是指对档案的阅览、复制和摘录。谢谢阅读！

五：论如何提高档案的利用率

档案利用是整个档案工作的出发点和终极目的,为了做好提供利用工作,档案部门从收集整理、检索编目、安全保管等方面做了大量工作,使档案管理工作更加标准化、规范化、科学化。如何让更多的人来利用档案,提高档案的利用率是档案部门的首要任务。现就此问题谈谈笔者的几点想法。一、采用主动、超前的服务方式,提高利用率第一,采用主动的服务方式就是主动为档案利用者服务,档案人员可以走出档案馆的大门开展形式多样、丰富多彩的宣传活动,扩大档案信息的利用范围,提高人们的档案意识,引导人们利用档案。例如不定期地举办档案展览、出黑板报、印发宣传小册子,或者通过专业期刊、电视、广播等媒体来宣传介绍档案工作及其所取得的科研成果,达到培养社会整体档案意识的目的,使各单位及人员意识到依法利用档案的权力,使档案信息在社会经济建设中得到更广泛的应用。第二,采用超前的服务方式就是提前做好迎接来访者的准备工作,档案人员为档案利用者提供热情、周到的星级服务。千方百计地满足利用者的需求,为其找到理想、满意的档案。使利用

六：电子档案的利用特点

电子档案的利用特点

1、信息的非人工识读性；　　2、信息存储的高密度性；

3、信息与载体之间的可分离性；

4、多种信息媒体的继承性；

5、系统依赖性。

电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。

七：如何有效的利用档案

要熟悉所藏档哗的情况，主动了解公司各项工作对利用档案的需要，积极做好提供利用工作；

规范档案利用手续并加以严格遵守，能够认真编制检索目录

并根据需要提供编研材料，目录规范、清晰、有条理，编研材料的参考价值高、利用价值明显。

把做好档案信息资源开发利用工作。充分认识做好档案信息资源开发利用工作的重要性和紧迫性，增加工作的主动性和创造性，积极探索做好档案信息资源来发利用工作的最佳方式和有效途径，为构建社会主义和谐社会做出应有的贡献。

总结和推广档案信息资源开打利用取得的成功经验。以实施项目带动策略作为根本保证，以重视基础工作作为必要前提，以明确利用需求作为内在推动力，以统筹安排作为重要指导方针，做好档案信息资源开发利用工作，使档案信息资源开发利用工作上一个新台阶。

八：怎样认识档案工作新常态

认清当前身处何处，才能认清今后怎么发展。对档案工作者尤其是各级档案部门领导者来说，认清目前全国档案工作的基本状况或所处的位置，对制定“十三五”的发展蓝图、明确“十三五”的奋斗目标和指导思想，相当重要。

目前我国档案工作到底处于一个什么状态呢？我的基本判断是：以2014年2月中办、国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（以下简称《意见》）发布为标志，我国档案工作正处于一个以服务大局和服务民生为中心、以“三个体系”建设为重点、事业发展得到有力保障的新常态。所谓新常态，我借用的是一个新的目前流行的热词，我用它指的是在很多方面区别于以往、当前已不可逆转、今后还将相对稳定地持续一个时期的新的情况、新的状态，新的阶段、新的平台，新的层次、新的台阶，新的水平、新的境界，新的格局、新的气派，新的水平、新的存在。这一新常态，是以往档案工作的新的升级版，是对以往档案工作在继承基础上的开拓创新、发扬光大，是全国档案工作者多年积累、共同奋斗的结果。这一新常态，是我们今后开展档案工作所切实面临且必须考虑的基本情况、基本形势、基本起点，今后，我们必须站在这个新起点上，继续引领档案工作的新发展。

一、档案工作新常态的标志是什么？

我国档案工作新常态的显著标志是什么？我认为是中办、国办《意见》的印发。为什么呢？因为以下两个方面。

第一，《意见》总结并肯定了前一时期我国档案工作的各种经验和做法，从而确认了过去几年我们对档案工作的一些新认识、新提法，确认了过去几年我们在档案工作中的一些新做法、新举措，新创造、新实践，使得这些新政策、新措施在今后一个时期，还会继续得到继承、得以沿用、得到延续。如果说，我们过去在档案工作中的一些新提法、新做法，在《意见》发布前，还没有得到全面认可、没有形成全面共识的话，那么，在《意见》发布后，经过《意见》的总结和肯定，在全国档案界以及全社会得到了全面认可，形成了全面共识和统一认识。

第二，《意见》提出了一些目前档案界尚未做、或正在准备做、或刚刚开始做的新的前瞻性、指向性、引导性政策，画出了未来档案工作发展的路线图和大轮廓，为未来档案工作指明了方向和道路，将成为未来一个时期档案工作的指导和遵循，必将奠定未来一个时期我国档案工作的新格局，巩固并扩大我国档案工作的新疆界、新领域、新版图。在可预见的未来10年左右里，我国档案工作都将会在《意见》所提出的大思路、大框架、大格局之下发展。为什么呢？因为《意见》是除《档案法》以外我国档案工作的最高文件，在可以预见的未来10年左右里，很难再由中办、国办发布这样全面系统的专门论述档案工作的文件，这一文件，将在未来10年左右里继续生效、继续管用。这就使得此前几年与此后10年左右，共同形成我国档案工作发展中的一个新的台阶、新的格局、新的阶段，也就是本文所说的新常态。

二、档案工作新常态的具体表现是什么？

档案工作新常态有些什么具体的表现呢？我至少可以列出以下种种。

1.各级领导高度重视档案工作。如：

①习近平总书记在2014年专门就利用历史档案反击日右翼言论作出重要批示，并多次圈阅档案工作文件；2015年又多次批示、圈阅档案工作文件和档案专题材料。这种重视力度是前所未有的。

②2009和2010年，胡锦涛同志在任总书记时，先后对新时期档案工作者的楷模刘义权同志的事迹作出批示、到医院看望刘义权同志、观摩表现刘义权同志先进事迹的话剧《生命档案》。这是史上空前的。

③在最近几年的总理《政府工作报告》中，多次列入档案工作的内容。这是前所罕见的。

④2014年，多位国务院领导就中国第一历史档案馆的新馆建设问题作出批示。这也是前所......余下全文>>

九：档案利用的分类

档案利用工作可区分为提供档案利用和利用档案。（1）提供档案利用是档案管理部门及其人员直接提供档案，为了解查询问题的利用者提供服务；（2）利用档案是利用者为了研究和解决问题，以阅览、复制、摘录等形式使用档案。

十：急！档案员都做些什么工作啊？

对单位活动形成的文件资料进行整理、归类、装订、保存以便今后查找利用。待遇和前途，要看你是在什么单位，在行政单位待遇应该不错，至于前途，就要看你自己咋干，如果你是女孩偿这个职位应该不错，不辛苦，工作稳定清闲，如果是男孩子，那最好干一段时间就转行。因为太没有创意了。