工程档案管理要求

一:如何做好建筑工程档案管理

摘要:档案管理工作是企业管理工作的一部分,是维护历史真实面貌的一项重要工作。在当今工程建设管理日益现代化和建筑市场不断完善规范的条件下,工程档案的作用更加重要;它是施工管理的一个组成部分,是工程建设及其竣工的必要条件,也是对工程进行、维护、管理、使用和改造的原始依据,而工程档案的管理则被更加强调,工程档案管理的好坏直接关系到工程质量的优劣,影响着企业的经济效益。

二:工程资料管理的规定

工程文件收发及管理规定为加强工程文件收发管理,理顺传递关系,并按工程进度作好工程文件的提供利用,特制定本制度。3.1 工程文件接收3.1.1各单位提供给工程部的工程文件(工程技术文件、图纸资料)由档案资料室统一接收;上级党政主管机关所发的行政及党务方面的文件由办公室统一接收。3.1.2工程部其它部门或个人从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件,一律交档案资料室。3.1.3设备文件,物资组汇同有关部门对设备开箱验收后,及时将设备资料立卷归档;设备文件资料由档案资料室统一归口发放给有关单位。3.1.4档案资料室对接收的工程文件资料,必须进行数量和外观质量检查,发现问题应及时通知寄发单位补发。3.1.5档案资料室对接工程文件应及时建立工程文件接收总登记帐和分类帐(簿式台帐和电子台帐),并能利用计算机进行各类工程文件的查询检索。3.1.6登记完毕的工程文件,应及时予以处理,在保证归档份数后,应按工程部领导审定的工程文件分发表及时分发给有关单位和部门。3.1.7对接收的密级文件资料,要严格按保密规定妥善收存,并认真执行密级文件资料的借阅规定。3.1.8档案资料室仅对归档的工程文件资料实施整编作业,并建立档案登录总登记帐和分类登记帐;对分发各部门的工程文件资料不进行整编作业。3.2 工程文件资料发放3.2.1分发外单位和部门的工程文件资料由档案资料室统一归口办理。3.2.2呈送上级单位的工程文件由工程部领导确定发放单位和数量。3.2.3档案资料室按工程部领导审定的施工图分发表、设备资料分发表分发工程文件资料(当工程施工图、设备资料份数有限时),档案资料室仅提供施工单位一套或二套文件,不足部分施工单位可委托档案资料室向设计院提出增加施工图供应数量;设备资料文件不足部分,由施工单位自行联系复制,复制的设备资料应加盖“复制件”印章。3.2.4分发的图纸资料应建立资料分发台帐,资料分发台帐应留存备查。3.2.5为避免工程文件资料分发过程中可能出现的错发现象,图纸、资料领取单位应指定领取人名单,并书面通知档案资料室;档案资料室按指定名单发放工程文件资料。3.3设计修改通知单、工程联系单、传递及管理规定3.3.1设计修改通知单、工程联系单统一由档案资料室按设计修改通知单、工程联系单中所指定的部门及时传递并建立签收记录。3.3.2设计修改通知单、工程联系单原件一律及时交档案资料室归档保存,工程结束后由档案资料室向设计院提供全部设计修改通知单、工程联系单的复印件供设计院编制竣工图。3.3.3凡涉及设计修改、变更,档案资料室应及时在归档图纸的副本对应卷册图纸目录上加盖设计修改印章,并将变更单复印件及时放入卷册内。4 档案部门职责参建单位(总承包、发包、建设、设计、施工、监理、承办单位)应按各自的职责,将负责承建、承办的项目文件材料进行收集、积累、整理,按照归档要求移交建设单位。项目承包商项目实行总承包的,由总承包单位负责对其总包项目的文件从形成到编制的全过程进行监督、检查与指导。并负责组织、协调分包单位的归档工作。按规定向建设单位提交全套完整、准确系统的符合档案规范标准的项目档案。由建设单位分别向几个单位发包的,由各承包单位负责收集、积累、整理其承包项目的全部文件。建设单位各机构:负责对形成或收到的有关建设项目的前期、设备技术、工艺、涉外、专利及商检索赔、竣工、试运行及验收等全部项目档案进行收集、组织及汇总整理。设计单位:负责对形成的基础材料和项目设计等文件进行收集、积累、整理。施工单位:整理现场的译文及安装、调试形成的非标准图、(竣工图)、设计变更、试运行及维护、工程事故......余下全文>>

三:工程档案管理员需要掌握基本的工程知识有哪些

我想大概就是以下内容吧,档案的相关法律规定也是要看的

一. 建筑工程档案的概念及范围

1.建筑工程档案的概念:在建设工程活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录,也可简称工程档案。

2.建筑工程档案的归档内容、范围:对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件,均应收集齐全,整理阅卷后归档。

工程文件的具体归档范围应符合《建设工程文件归档整理规范》有关要求。

二.建筑工程档案归档整理的基本规定

1. 在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中,建设单位应履行下列职责:

(1)在工程招标及与勘察、设计、施工、监理单位签订协议、合同时,应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求;

(2)收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件,并应进行立卷归档。

(3)负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作。

(4)收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案。

(5)在组织工程竣工验收前,应提请当地的城建档案管理机构对工程档案进行预验收;未取得工程档案验收认可文件,不得组织工程竣工验收。

(6)对列入城建档案馆(室)接收范围的工程,工程竣工验收后3个月,向当地城建档案馆(室)移交一套符合规定的工程档案。

2.勘察、设计、施工、监理等单位,应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。

3.建设工程项目实行总承包的,总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案。并应及时向建设单位移交;各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的,各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件,并应及时向建设单位移交。

4.城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工程进行监督、检查、指导。 在工程竣工验收前,应对工程档案进行预验收,验收合格后,须出具工程档案认可文件。

三.建筑工程档案编制的质量要求

1.归档的工程文件应为原件。

2.工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程的要求。

3.工程文件的内容必须真实、准确,与工程实际相结合。

4.工程文件应采用耐久性强的书写材料,如碳素墨水、蓝黑墨水,不得使用易褪色的书写材料,如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

5.工程文件应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备。

6.工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mm X 210mm)。图纸宜采用国家标准图幅。

7.工程文件的纸张应采用能够长期保存的、韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图,竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰,不得使用计算机出图的复印件。

8.所有竣工图均应加盖竣工图章。

(1)竣工图章的基本内容应包括:“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。

(2)竣工图章应使用不易褪色的红印泥,应盖在图标栏上方空白处。

9.利用施工图改绘竣工图,必须标明变更修改依据;凡施工图结构、工艺、平面布置等到有重大改变,或变更部分超过图面1/3的,应当重新绘制竣工图。

10.不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》GB10609.3-89)统一折叠成A4幅面(297mm X 210mm),图标栏露在外面。

四.档案的立卷

工程档案的立卷可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工文件、竣工验收文件等五部分。

1、目的:实现“城”工程建设......余下全文>>

四:建筑工程档案管理期限应满足哪些要求?为什么?

1、建筑工程档案管理期限应满足的要求:

(1)按照《建设工程质量管理条例》和《城市建设档案管理规定》的要求,工程质量监督档案是指在工程建设过程中,质监机构按照建设部和省建设工程质量安全监督总站统一制定的表格所能反映工程质量监督过程及结果的记录。

(2)一般档案的填写由责任监督员主动联系,在工程竣工前档案的收集,整理和保管工作有责任监督员承担。工程竣工时经审核符合要求后归档交给档案员保存管理。

(3)工程质量监督档案保管期限分为长期和短期两种,长期为15年,短期为5年。工程质量监督档案案卷的装具、装订应做到统一、整齐、牢固,符合相关规范标准的要求,便于保管与查阅。

2、建筑工程档案管理的重要性表现在:

(1)建筑工程质量监督档案是质监事业发展的历史记录,是一种不可再生的资源,是质量终身责任制中极其重要的全过程的实记录,是工程质量优劣与建设,施工,监理单位在建设,施工,监理过程和质量监督中间检查,质量评定,工程缺陷责任期及竣工验收的重要资料。

(2)要从依法行政的高度充分认识档案工作的重要性,和日常质监工作一并部署,一并落实。质监档案的开发作为档案管理工作的落脚点,边建档,边开发,边利用,努力服务于质量监督的中心工作。

(3)对工程质量监督档案的收集,整理,归档管理工作规范化,能促使工程质量监督管理水平进一步提高,使工程质量监督工作有案可查,并且查有实据,体现工程质量监督工作的科学性,公正性和权威性。

五:建筑工程资料的保管要求

工程资料保管期限可分为永久、长期、短期三种期限所谓永久性是指工程档案需永久保存。长期是指工程档案的保存期限等于该工程的施工寿命。短期是指工程档案保存20年一下。如果在同一按卷内,同时存在有不同保管期限的文件和资料时,则该案卷保管期应以保管期限较长的为准。 1. 纸质载体是以纸张为基础,在实际工作中应用最多和最普遍的一种载体形式。2.缩微品载体是以胶片为基础,利用微缩技术对工程资料进行收集、保存的一种载体。3.磁性载体是以磁带、磁盘等磁性记忆材料为基础,对实际工程的各种活动声音、图像以及电子文件、资料等进行收集、保存的一种载体形式。4.光盘载体是以光盘为基础,利用现代计算机技术对实际工程的各种活动声音、图像以及电子文件、资料进行收集、存储的一种载体形式。由于缩微品载体和磁性载体资料的耐久性不如光盘载体,因此纸质载体、光盘载体的资料都是文件、资料档案保存的主要形式。然而,无论是那种载体形式的工程资料,都是在工程建设的实际工作过程中形成、收集和整理而成的。 1.存档保管单位尤其是城建档案馆在接受工程档案时,首先应该对纸质载体的工程档案进行仔细、严格的验收;验收合格后,进行电子工程档案的核查,核查无误后,方可进行电子工程档案的光盘刻录。2.电子工程档案的封套、格式必须按照存档保管单位或城建档案馆的要求进行。

六:工程文件档案管理有哪些部分 100分

请查收,请给分

《建设工程文件归档整理规范》

1、总则

1.0.1 为加强建设工程文件的归档整理工作,统一建设工程档案的验收标准,建立完整、准确的工程档案,制定本规范。

1.0.2 本规范适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收。专业工程按有关规定执行。

1.0.3 建设工程文件的归档整理除执行本规范外,尚应执行现行有关标准的规定。

2、术语

2.0.1 建设工程项目(constructionproject)

经批准按照一个总体设计进行施工,经济上实行统一核算,行政上具有独立组织形式,实行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。

2.0.2 单位工程(single project)

具有独立的设计文件,竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程,并构成建设工程项目的组成部分。

2.0.3 分部工程(subproject)

单位工程中可以独立组织施工的工程。

2.0.4 建设工程文件 (constructionproject document)

在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录,包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件,也可简称为工程文件。

2.0.5 工程准备阶段文件 (seedtimedocument of a construction project)

工程开工以前,在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。

2.0.6 监理文件 (project managementdocument)

监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。

2.0.7 施工文件 (constructing docu-ment)

施工单位在工程施工过程中形成的文件。

2.0.8 竣工图 (as-build drawing)

工程竣工验收后,真实反映建设工程项目施工结果的图样。

2.0.9 竣工验收文件 (handing overdocument)

建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。

2.0.10 建设工程档案 (projectarchive)

在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录,也可简称工程档案。

2.0.11 案卷 (file)

由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。

2.0.12 立卷 (filing)

按照一定的原则和方法,将有保存价值的文件分门别类整理成案卷,亦称组卷。

2.0.13 归档 (putting into record)

文件形成单位完成其工作任务后,将形成的文件整理立卷后,按规定移交档案管理机构。

3、基本规定

3.0.1 建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。

3.0.2 在工程文件与档案的整理立怼⒀槭找平还ぷ髦校ㄉ璧ノ挥β男邢铝兄霸穑?/P>

1、在工程招标及勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时,应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求;

2、收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件,并应进行立卷归档;

3、负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作;也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作;

4、收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案;

......余下全文>>

七:工程档案整理应该注意哪些

一、注意归档范围全面性

归档范围可细分为十二项,但一般分五大项即可:1、工程准备阶段文件,此阶段的文件主要是立项、建设用地、征地合同、职能部门审批文件,勘察、测绘、设计、招投标及各类合同,关键是要求保存好原件,有可能的话尽量保存二份以上原件,特别是前期的项目建议书,可行性报告,项目申请及批复等,移交时均需要原件;2、工程施工文件,此部分的文件较多,容易蔬忽的往往是施工的过程记录,设计变更记录、技术变更联系单,材料签证的及时得保存,还有水电设备安装的测试记录,试运行记录,平时没有及时收集保存资料,将在整档移交时带来很大的补救工作量;3、监理文件,此类文件特别是监理月报、一定要原件并及时存档,监理规划,实施细则按要求保存原件;4、竣工图、竣工验收文件此两类文件容易保存,但往往对工程概算书与工程验收会议记录的保存容易疏忽,要注意。

二、注意平时归档的方法

在整理工程档案材料时,平时一定要按归档范围的要求分类,分阶段保管文件,按照单体分别编号,标识要明显,易于保管查找,凡生产经营过程发生的文字记录均应保存,归档及时并平时做好目录整理,同时及时督促各项目部资料员及时报送资料,相互配合,在以后移交文件整理时起到事半功倍的效果。

三、工程档案管理过程中,资料保管最好由专人负责,轻意不要换人,资料员要有强烈的工作责任心,最好是全程跟踪工程的进展,对材料的试验报告,出厂证明合格证等在平时就应及时保存,在对工程档案的保存要有大体状况的了解,做到心中有数。

四、临近移交日期积极与建设档案局联系,根据当地建设档案局的要求整理,取得支持和帮助(因各地要求不同),减少不必要的返工,如不能按期送交档案要提前申请延期,做到及时沟通,避免不必要处罚。

五、行政档案员与工程资料员要相互配合,及时沟通,工程的前期阶段的档案资料主要是行政部门保管,中后期主要是工程资料员保管,因此要相互督促、配合方能共同完成整个档案的收集、保管、整理、移交工作。 以上是对南国名城工程档案整理、移交的点滴体会,希望对从事此项工作的同仁有所帮助。

八:建筑工程档案管理期限应满足哪些要求?为什么?

建筑工程档案要求应符合《建设工程文件归档规范》(GBT 50328-2014)的规定,一般要求管理期限应五年以上。根据《建筑工程资料管理规程》(JGJ/T185-2009)规定如下:

内容具体有:

……

九:施工资料管理的规定

工程资料管理制度

1.总则

1.1为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统,确保档案案卷合格率,使工程档案管理顺利达到《建设工程文件归档整理规范》(GBT/50328-2001)的要求,特制定本制度。

1.2基本建设工程档案资料是指在整个建设项目,从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的文件资料,包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、生产准备、试运行、移交生产、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料。

1.3基本建设工程档案资料是国家、企业的宝贵财富,是勘测、设计、施工和管理人员的劳动结晶。依据《中华人民共和国档案法》,各级人员做好文件材料的立卷归档工作是各自的义务和岗位职责,各级人员应对自己负责的项目所形成的、具有保存价值的文件材料,认真做好立卷归档工作,并确保档案的完整性、准确性。

2 工程档案管理制度

2.1档案资料管理

2.1.1工程档案资料工作是工程建设过程的一部分,应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料,对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查,并负责工程技术档案资料的接收和移交。

2.1.2为了便于各个管理环节的衔接,档案资料室配备专职档案员,为更好地管理好档案资料,应配置必要的库房、档案装具、档案保护设施和办公设备。

2.1.3工程建设中,各种技术资料交由档案资料室统一管理发放,各有关部门和单位指定专人办进领用手续。

2.1.4设备到货后,由物资组汇同有关部门开箱验收后,设备资料(归档的发给施工单位的)统交档案资料室统一管理,造册登记并建立收发明细帐。各单项工程总体验收由档案资料室对其各种技术文件和竣工资料进行查验,各项工程竣工决算的最后付款必须由档案资料室对竣工资料签收合格后支付。

2.1.5购置技术资料、图书、标准由档案部门统一申请,经批准后按计划办理,或委托有关部门自行办理。凡购置技术资料、图书、标准的报销凭证,一律由档案室签收后方可办理报销手续。

2.2归档文件的质量规定

2.2.1凡合同、协议等文件材料均应为正本(即必须有各方代表符合规定的亲笔签名,有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章归档,签字方不能用副本或复印件归档)。

2.2.2施工技术记录、工程签证单、试运记录、材料半成品试验单、设计修改通知单(含工程联系单)等表格和数据均应用70g以上的白色书写材料书写并原件(如表式为复印件,数据虽用合格材料书写也不能作为原件;验收签证单中的各方人员必须签名齐全,不能以盖章或打印件代替签名)归档。

2.2.3调试措施,方案和报告等均应为油印件或激光打印机打印件,不能用复印件或普通色带打印件,以保证字迹的耐久性。

2.2.4主送和抄送本单位的文件材料均应以红头文件(不能用复印件)归档。

2.2.5书写规定

A) 书写字迹工整,图样清晰。

B) 书写墨水应为碳素墨水,严禁用圆珠笔或铅笔书写。

C)文件书写格式应用横行排列,文件段落,章节编排,按有关文件编写要求;汉字简化应符合国家颁发的有关规定。

2.2.6书写材料的大小尺寸应规范,装订边空白间距应为25mm,装订边空白间隙内不能进行书写和留有信息。

3 工程文件收发及管理规定

为加强工程文件收发管理,理顺传递关系,并按工程进度作好工程文件的提供利用,特制定本制度。

3.1 工程文件接收

3.1.1各单位提供给工程部的工程文件(工程技术文件、图纸资料)由档案资料室统一接收;上级党政主管机关所发的行政及党务方面的文件由办公室统一接收。

3.1.2......余下全文>>

十:工程档案验收工作必备的七条件有哪些

我知道的就是,施工现场完成合同、施工图纸上要求的所有项目,验收资料齐全,并做好分项、分部、单位工程验收评定,监理单位出具了验收评估报告,质监站出具了验收证明,经各方签署了工程外观检查记录,质量评分等验收文件,最后施工单位出具竣工验收报告,各方签署。

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